Verarbeitungsverzeichnis erstellen: So schaffen es KMU in 5 Tagen
Verarbeitungsverzeichnis erstellen als KMU: Praxisanleitung mit den 5 häufigsten Verarbeitungen, Priorisierung und Hamburg-Tipps. DSGVO Art. 30 pragmatisch umsetzen.
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Sie sind Geschäftsführer in Hamburg, haben gerade die 20-Mitarbeiter-Schwelle überschritten — und plötzlich steht ein externer Datenschutzbeauftragter in Hamburg auf der To-do-Liste. Oder Sie haben bereits einen, aber die Rechnung kommt jeden Monat höher als gedacht. Datenschutz und Informationssicherheit sind eng verzahnt — wer das ignoriert, baut sich blinde Flecken im Datenschutzmanagement. Beides passiert in Hamburg täglich.
Wir haben uns die zehn relevantesten Anbieter für Datenschutzberatung und Fachwissen rund um die DSGVO-konforme Verordnung angeschaut: Wer rankt bei Google, wer hat Bewertungen, wer ist tatsächlich erreichbar — und wer liefert ein individuelles Angebot statt Schema-F-Verträge. Ergebnis: Eine ehrliche Liste mit Preisen, Stärken, Schwächen — und ja, frag.hugo ist dabei. Wir nehmen Sie aber nicht raus, weil wir glauben, ehrlich vergleichen ist besser als verstecken.
Bevor Sie den ersten Anbieter anrufen, sollten Sie wissen, was wirklich wichtig ist. Die meisten KMU lassen sich von Preisen und Sternen leiten — und merken erst nach sechs Monaten, dass der Berater nie erreichbar ist oder eine wichtige Branchenerfahrung fehlt.
Bevor wir in den Anbieter-Vergleich gehen, kurz das Pflichtprogramm. Ein externer Datenschutzbeauftragter — kurz DSB — übernimmt nach Art. 39 DSGVO einen klar umrissenen Aufgabenkatalog. Wer das nicht versteht, kauft am Ende einen DSB, der nur Häkchen macht, statt echtes Datenschutzmanagement zu betreiben.
Ein interner Datenschutzbeauftragter genießt nach § 6 Abs. 4 BDSG einen besonderen Kündigungsschutz, vergleichbar mit dem Betriebsratsmitglied. Der externe DSB unterliegt diesem Schutz nicht — Sie können den Vertrag mit normaler Frist beenden, ohne arbeitsrechtliche Risiken einzugehen. Das macht die externe Lösung für Hamburger KMU planbarer und flexibler.
Ab 20 Personen mit automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten verlangt § 38 BDSG einen Datenschutzbeauftragten. Die Frage ist nur: intern (Mitarbeiter benennen) oder extern (Dienstleister beauftragen)? Hier die ehrliche Bilanz für den Hamburger Mittelstand.
| Kriterium | Interner DSB | Externer DSB |
|---|---|---|
| Kosten/Jahr | 8.000–25.000 € (Schulung + Freistellung + Weiterbildung) | 1.800–6.000 € (Festpreis) |
| Fachkunde | Aufbau intern nötig (3–5 Jahre Erfahrung empfohlen) | Sofort verfügbar |
| Kündigungsschutz | Ja (§ 6 Abs. 4 BDSG) | Nein |
| Branchenerfahrung | Auf eine Branche begrenzt | Mehrere Branchen, Best Practices |
| Behördlicher Kontakt | Selbst aufbauen | Etablierte Routine zur Datenschutzaufsichtsbehörde |
| Vertretung im Urlaub | Problem | Im Vertrag geregelt |
| Skalierung | Schwierig | Anbieter passt das individuelle Angebot an |
Faustregel aus unserer Beratungspraxis: Bis 100 Mitarbeiter ist der externe DSB fast immer wirtschaftlicher — sowohl in Hamburg als auch in Hamburg und Umgebung. Erst bei sehr großen Organisationen mit >250 Mitarbeitern und sensitiven Verarbeitungen (Krankenhaus, Versicherung, Bank) lohnt sich ein interner DSB.
Was die Datenschutzberatung externer Anbieter so wertvoll macht: Ein guter externer Berater hat 30–50 Mandate parallel und sieht jede Woche neue Fallkonstellationen. Diese Erfahrungsbreite kann ein interner DSB im KMU nicht aufbauen.
Sitz: Hamburg | Preis: ab 149 €/Monat | Bewertung: 5,0/5 (Google) | Zielgruppe: KMU 10–300 Mitarbeiter
frag.hugo ist unser eigenes Angebot — und ja, deshalb steht es auf Platz 1. Trotzdem hätten wir den Vergleich nicht so geschrieben, wenn wir glaubten, wir würden in einem ehrlichen Test nicht oben landen. Was uns differenziert: Wir sind keine Anwaltskanzlei und kein klassisches Beratungshaus, sondern eine Plattform mit Berater. Mandanten bekommen über Hugo DSB Zugang zu einem digitalen Verarbeitungsverzeichnis, AVV-Generator, Schulungs-Modul und Phishing-Simulation — und einen TÜV-zertifizierten Datenschutzberater als festen Ansprechpartner (Nils Oehmichen, BVMID-Mitglied, Lehrbeauftragter TH Lübeck).
Stärken:
Schwächen:
Passt zu: Hamburger Mittelstand, Steuerberater, Arztpraxen, Werbeagenturen, Microsoft-365-Nutzer, alles unter 300 MA.
Sitz: Hallerstraße 76, 20257 Hamburg | Preis: auf Anfrage | Bewertung: 5,0/5 (69 Bewertungen)
Die Datenschutzkanzlei ist der etablierte Hamburger Branchen-Player — gegründet aus dem Umfeld der Kanzlei Herting Oberbeck, deren Schwerpunkt Onlinerecht und Wettbewerbsrecht ist. Die Datenschutzkanzlei rankt seit Jahren auf Platz 1 für „externer Datenschutzbeauftragter Hamburg” und hat ein starkes Inhouse-Team mit juristischem Background.
Stärken: Juristisch sehr tief verankert (Onlinerecht, Wettbewerbsrecht im Haus), 5,0/5-Profil, sichtbar im Hamburger Wirtschaftsumfeld, eigenes Blog-System mit aktuellen Fachbeiträgen.
Schwächen: Preise nicht öffentlich — typisch Kanzlei-Logik mit Stundensätzen oder individuell verhandelten Pauschalen. Nicht ideal, wenn Sie als KMU planbare Monatskosten brauchen.
Passt zu: KMU bis Großunternehmen mit komplexen rechtlichen Fragestellungen, eCommerce, Plattform-Betreiber.
Sitz: Hamburg | Preis: auf Anfrage | Erfahrung: seit 2009
Mauß ist einer der ältesten norddeutschen Datenschutz-Spezialisten — seit 2009 am Markt, mit klarem Fokus auf den Hamburger und Bremer Mittelstand. Eigener Datenschutz-Blog mit Fachartikeln, Patron der Hamburger „Welcoming-Out”-Initiative für Fachkräfte. Wer einen Berater mit echter Norddeutschland-DNA und langer Erfahrung sucht, ist hier richtig.
Stärken: 16+ Jahre Marktpräsenz, Audit/Schulung/Beratung aus einer Hand, sehr gute Kenntnis der HmbBfDI-Praxis.
Schwächen: Kein öffentlicher Preisrahmen, keine integrierte Plattform — Verarbeitungsverzeichnisse laufen klassisch über Excel/Word.
Passt zu: Etablierte Hamburger Mittelständler 30–500 MA, Familienunternehmen, traditionelle Branchen (Logistik, Großhandel, Industrie).
Sitz: Hamburg (mit weiteren Standorten) | Preis: auf Anfrage | Bewertung: 4,8/5 (1.392 Bewertungen)
FKC ist der Anbieter mit der größten Bewertungsbasis Deutschlands für externe DSB-Leistungen — 1.392 Bewertungen sind eine Hausnummer. Bundesweit aktiv, mit Hamburger Niederlassung und sehr starker SEO-Präsenz.
Stärken: Riesige Bewertungsbasis, breites Leistungsportfolio (Datenschutz, Compliance, IT-Sicherheit), bundesweite Reichweite für Multistandort-Mandanten.
Schwächen: Skalierungs-Modell — nicht jeder Mandant bekommt den persönlichen Senior-Berater, viele Aufgaben werden im Team rotiert. Wer einen festen Ansprechpartner will, muss explizit nachfragen.
Passt zu: Mehrstandort-Unternehmen, Filialisten, Franchise-Strukturen, Mandanten mit standardisierten Anforderungen.
Sitz: Hamburg, Hartwig-Hesse-Str. 4a, 22087 Hamburg (+ 7 weitere Standorte DACH) | Preis: Konzern-Logik, individuell
Die DSN GROUP ist seit 25 Jahren aktiv und einer der bundesweit größten Datenschutz-Dienstleister. Acht Standorte in Deutschland, je einer in Österreich und Niederlande. Eigene Datenschutz-Software, eigene Seminar-Akademie, eigene Audit-Tools.
Stärken: Konzern-Reife, ISO-zertifiziert, internationale Mandate, sehr breites Leistungsangebot von Datenschutz über Cyber-Security bis KI-Compliance, eigene Software-Lösungen.
Schwächen: Für klassische KMU oft überdimensioniert — Beratung läuft konzernartig, Kosten dementsprechend. Wenig persönliche Hamburg-DNA, da Hamburg nur einer von vielen Standorten ist.
Passt zu: Konzerne, internationale Mandate, regulierte Branchen (Banken, Versicherungen, Medizintechnik), Holdings mit mehreren Töchtern.
Sitz: München (Hauptsitz), Hamburg-Service über bundesweites Netzwerk | Preis: auf Anfrage
activeMind ist einer der bekanntesten bundesweiten DSB-Anbieter — mit ausgesprochen technik-affiner Beratung und starkem Schwerpunkt auf ISO 27001 und internationaler DSGVO-Compliance. In Hamburg keine eigene Niederlassung, aber bundesweit aktiv.
Stärken: Branchen-Templates für Software, eCommerce, Maschinenbau; Kombination Datenschutz + IT-Sicherheit aus einer Hand; viele Vorlagen und Webinare öffentlich verfügbar.
Schwächen: Kein Hamburg-Standort, Audit-Termine vor Ort sind aufwendiger; Beratung nicht immer auf KMU getrimmt.
Passt zu: Tech-Unternehmen, SaaS-Anbieter, internationale Mandate, ISO-27001-Vorbereitung.
Sitz: Hamburg (Anwaltskanzlei) | Bewertung: 4,9/5 (121 Bewertungen) | Erfahrung: 20+ Jahre
MAGELLAN ist eine Anwaltskanzlei mit eigenem Datenschutz-Schwerpunkt — kein Beratungs-, sondern ein juristisches Unternehmen. Wer akut in einem Bußgeldverfahren steckt, eine Datenpanne juristisch ausverhandeln muss oder zivilrechtliche Auseinandersetzungen mit Auskunftsverlangen hat, ist hier richtig.
Stärken: Anwaltliche Vertretung möglich, sehr hohe Rechtssicherheit, hervorragend bei Konfliktfällen und Behördenverfahren.
Schwächen: Anwalts-Stundensätze (typisch 200–280 €/h netto), für regelmäßige operative DSB-Aufgaben (Schulungen, AVV-Routine, Verarbeitungsverzeichnis) deutlich teurer als reine Beratungs-Anbieter.
Passt zu: Unternehmen mit laufenden Bußgeldverfahren, Datenpannen-Eskalation, komplexen Lieferantenverträgen, internationalen Datentransfers.
Sitz: Münster (mit Hamburg-Service-Angebot) | Preis: ab 125 €/Monat
Cortina Consult ist einer der günstigsten Festpreis-Anbieter mit transparentem Online-Konfigurator. Sie geben Mitarbeiterzahl, Branche, Standort ein — und bekommen sofort einen Monats-Preis. Bundesweit aktiv, viele standardisierte Branchen-Pakete.
Stärken: Niedriger Einstiegspreis, transparenter Konfigurator, schnelle Onboardings.
Schwächen: Kein Hamburger Berater vor Ort, Audits laufen weitgehend digital, Beratung ist eher Standard-Pipeline als individuell.
Passt zu: Kleinere Unternehmen 10–50 MA mit Standard-Anforderungen, die eine günstige, formal saubere Lösung brauchen.
Sitz: Hamburg | Preis: ab 99 €/Monat | Tel.: 040 414 313 070
Der günstigste Hamburg-Anbieter mit physischer Niederlassung. Kleines Team, schlanke Struktur, klar definierte Leistungen (Audit, Webseiten-Prüfung, Dokumentation, Schulungen, Beratung).
Stärken: Hamburg-Sitz, sehr niedriger Einstiegspreis, persönliche Ansprache, günstige Mitarbeiterschulungen (kostenlos für Mandanten, 299 € für externe Teilnehmer).
Schwächen: Klein-Team-Risiko (Urlaub, Krankheit, Skalierung), keine eigene Plattform, weniger ausgereifte Audit-Methodik als bei den großen Anbietern.
Passt zu: Solopreneure, sehr kleine KMU 5–20 MA, Anwaltskanzleien, Steuerberater im klassischen Mittelstand.
Sitz: München (mit Hamburg-Service) | Preis: ab 125 €/Monat
Proliance betreibt die digitale Datenschutz-Plattform „datenschutzexperte.de” und ist mit über 10.000 Mandanten einer der größten skalierten DSB-Anbieter. Sehr digitalisiertes Onboarding, viele standardisierte Branchen-Templates.
Stärken: Riesige Mandantenbasis, ausgereifte Plattform, schnelles Onboarding, eigene Schulungsmodule.
Schwächen: Kein Hamburg-Berater, sehr standardisierter Beratungsstil — wer Individualität sucht, ist falsch. Persönliche Ansprache rotiert je nach Mandantenbestand.
Passt zu: Kleine bis mittlere Unternehmen mit Standard-Anforderungen, die eine günstige, gut digitalisierte Lösung brauchen und keine Vor-Ort-Termine benötigen.
| Anbieter | Sitz | Preis ab | Bewertung | TÜV / BvD | Plattform | KMU-Fokus |
|---|---|---|---|---|---|---|
| frag.hugo | Hamburg | 149 €/Mo | 5,0/5 | TÜV | Hugo DSB | ✅ |
| Datenschutzkanzlei | Hamburg | auf Anfrage | 5,0/5 | k.A. | Nein | ✅ |
| Mauß Datenschutz | Hamburg | auf Anfrage | 4,8/5 | TÜV | Nein | ✅ |
| FKC CONSULT | Hamburg | auf Anfrage | 4,8/5 (1.392) | TÜV | Teilweise | ⚠️ Skaliert |
| DSN GROUP | Hamburg + 7 | individuell | 4,7/5 | TÜV/BvD | Ja | ❌ Konzern |
| activeMind | München | auf Anfrage | 4,7/5 | TÜV | Ja | ⚠️ Tech |
| MAGELLAN | Hamburg | Stundensatz | 4,9/5 (121) | Anwalt | Nein | ⚠️ Anwalt |
| Cortina Consult | Münster | 125 €/Mo | 4,7/5 | TÜV | Ja | ✅ |
| datenschutzbüro.hamburg | Hamburg | 99 €/Mo | 4,8/5 | k.A. | Nein | ✅ |
| Proliance | München | 125 €/Mo | 4,5/5 | TÜV | Ja | ✅ |
Hinweis zur Tabelle: Stand Mai 2026, Preise und Bewertungen ändern sich — vor Beauftragung immer aktuelle Konditionen einholen. Bei „auf Anfrage” planen Sie tendenziell mit 200–400 €/Monat für ein 50-MA-Unternehmen.
Lassen Sie sich von zwei bis drei Anbietern ein schriftliches Angebot mit Festpreis und Leistungskatalog geben. Stundensätze ohne Deckel sind das größte Kostenrisiko. Wer keinen Festpreis nennen will, hat meist eine sehr individuelle (= teure) Beratungslogik.
In über zehn Jahren Datenschutzberatung sehen wir immer wieder dieselben Fehler bei der Anbieter-Wahl. Der häufigste: Geschäftsführer entscheiden nach Bauchgefühl im Erstgespräch und übersehen, dass die operative Beratung später ein anderer Berater übernimmt.
Viele Unternehmer denken, ich bin doch zu klein für das ganze Thema Datenschutz. Wir haben Mandanten mit drei, vier, fünf Mitarbeitern – die arbeiten für große Kunden mit enormen Ansprüchen an den Datenschutz. Und genau da entscheidet sich, ob ein DSB nur ein Häkchen ist – oder ein echter Sparringpartner.
Ein typischer Fall aus 2025: Eine Hamburger Werbeagentur mit 35 Mitarbeitern hatte einen externen DSB aus München beauftragt — auf dem Papier alles korrekt, monatlich 89 €. Als ein Mitarbeiter eine Datenpanne meldete (ein versehentlich an die falsche Verteilerliste gesendeter Pitch mit Kundendaten), war der DSB drei Tage nicht erreichbar. Die 72-Stunden-Meldefrist nach Art. 33 DSGVO wurde gerissen. Bußgeld: 12.000 €. Der „günstige” DSB war der teuerste der Branche.
Den DSB-Wechsel bitte nicht in einem Datenpannen-Fall vornehmen — Sie verlieren wertvolle Tage. Fertigen Sie zuerst die akute Meldung mit dem alten DSB an, danach erst wechseln. Ihr neuer Anbieter sollte den Fall nahtlos übernehmen können.
Fehler 1: Nur auf den Preis schauen. 99 € klingt günstig, kostet aber bei einer ernsten Datenpanne ein Vielfaches. Achten Sie auf Reaktionszeit-SLAs (24h-Garantie ist Standard), nicht auf den Sticker-Preis.
Fehler 2: Den DSB nur einmal sprechen. Im Erstgespräch ist immer der Senior-Berater oder Geschäftsführer dabei. Im Mandant-Alltag arbeitet oft ein Junior. Fragen Sie explizit: „Wer ist mein operativer Ansprechpartner über die nächsten 12 Monate?” und lassen Sie sich den festen Berater im Vertrag zusichern.
Fehler 3: TÜV-Zertifizierung nicht prüfen. Ein DSB nach Art. 37 DSGVO muss „auf Grund seiner beruflichen Qualifikation” geeignet sein. Wenn die Aufsichtsbehörde nachfragt — und das passiert in Hamburg regelmäßig — wollen Sie ein Zertifikat vorlegen können. Lassen Sie sich das Zertifikat im Anbietergespräch zeigen, nicht erst im Bußgeldverfahren.
Fehler 4: Branchenerfahrung ignorieren. Eine Arztpraxis hat andere Anforderungen (§ 22 BDSG, Schweigepflicht) als ein Online-Shop (Art. 22 DSGVO, Profiling). Fragen Sie nach Referenzen aus Ihrer Branche.
Fehler 5: Kein Tooling. Wer 2026 noch mit Excel-Listen für das Verarbeitungsverzeichnis arbeitet, verschwendet Zeit. Eine DSB-Plattform wie Hugo DSB oder Audatis Manager spart pro Quartal mehrere Stunden Aufwand.
| Ihr Profil | Unsere Empfehlung |
|---|---|
| Solo-Selbstständige / Mini-KMU (5–15 MA) | datenschutzbüro.hamburg (99 €) oder frag.hugo Starter (149 €) |
| Hamburger Mittelstand (15–100 MA) | frag.hugo (149–249 €) oder Mauß Datenschutz |
| Tech / SaaS / Software-Haus | activeMind oder frag.hugo (mit AI-Act-Modul) |
| Steuerberater / Anwalt / Arztpraxis | frag.hugo (Branchen-Templates) oder Datenschutzkanzlei |
| Mehrstandort-Filialist | FKC CONSULT oder Proliance |
| Großunternehmen / Konzern | DSN GROUP oder activeMind |
| Akute Bußgeldverfahren / Klage | MAGELLAN (anwaltliche Vertretung) |
| Internationale Mandate | DSN GROUP oder Datenschutzkanzlei |
Die ehrliche Antwort: Es gibt nicht den einen besten externer Datenschutzbeauftragter Hamburg. Es gibt den passenden für Ihre Größe, Branche und Anspruchsstruktur. Wer ein DSGVO-konformes Datenschutzmanagement aufbauen will, sollte die folgenden drei Faustregeln aus über 200 Hamburger Mandaten beherzigen:
Die meisten Hamburger KMU mit 20–100 Mitarbeitern sind bei den ersten beiden Kategorien gut aufgehoben. Holen Sie zwei Angebote ein, vergleichen Sie das Erstgespräch nach Substanz, nicht nach Eloquenz, und prüfen Sie die Reaktionszeit (eine Test-E-Mail an einen Wochenend-Termin verrät mehr als jede Bewertung).
15 Minuten Klarheit statt drei Wochen Recherche
Wir zeigen Ihnen kostenlos und unverbindlich, ob frag.hugo zu Ihrem Unternehmen passt — und wenn nicht, sagen wir Ihnen, welcher der zehn Anbieter aus diesem Artikel besser geeignet ist. Ehrliche Empfehlung statt Verkaufsgespräch.
Erstgespräch mit Nils buchen →Es gibt nicht den einen besten Anbieter — es gibt den passenden. Für KMU mit 20–300 Mitarbeitern in Hamburg empfehlen wir frag.hugo (transparente Festpreise ab 149 €/Monat, Hugo-DSB-Plattform inklusive). Für reine Anwaltsfälle ist MAGELLAN stark, für Konzerne die DSN GROUP. Entscheidend sind: Hamburg-Präsenz, TÜV-Zertifizierung, transparente Preise und KMU-Erfahrung.
Die Preisspanne liegt 2026 zwischen 99 € und 500 € pro Monat. Günstigster Hamburger Anbieter ist datenschutzbüro.hamburg ab 99 €/Monat, frag.hugo startet bei 149 €/Monat inklusive Plattform. Bei kleinen Kanzleien wird häufig stundenweise abgerechnet (140–220 €/Stunde). Faustregel: Pauschalmodelle sind für KMU planbarer als Stundensätze.
Nach § 38 BDSG ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht, sobald mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig davon greift Art. 37 DSGVO bei umfangreicher regelmäßiger Überwachung oder bei besonderen Datenkategorien (Gesundheit, Steuer, Religion) — dann auch bei deutlich kleineren Teams.
Eine Kanzlei vertritt Sie juristisch — bei Bußgeldverfahren, Klagen oder Vertragsverhandlungen. Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt die operative Rolle nach Art. 37 DSGVO: Schulungen, AVV-Prüfung, Verarbeitungsverzeichnis, Audits, Behördenkontakt. Viele Hamburger Anbieter wie MAGELLAN oder die Datenschutzkanzlei bieten beides — bei reinen Beratern wie frag.hugo, Mauß oder dem datenschutzbüro.hamburg liegt der Fokus auf der DSB-Rolle.
Für die meisten Aufgaben spielt der Standort keine Rolle — Schulungen, AVV-Prüfung und Audits laufen heute überwiegend remote. Hamburger Vorteil: kurze Wege bei Vor-Ort-Audits, persönliches Kennenlernen, Kenntnis der Hamburgischen Datenschutzbehörde (HmbBfDI). Bundesweite Anbieter wie Cortina Consult oder Proliance sind oft günstiger, aber generischer. Unsere Empfehlung: Hamburger Sitz wenn Sie ein eingespieltes lokales Team haben wollen.
In drei Schritten: 1.) Kündigungsfrist im bestehenden Vertrag prüfen (üblich: 1–3 Monate zum Quartalsende). 2.) Neuen DSB benennen und der Aufsichtsbehörde via Online-Formular melden (HmbBfDI-Meldebogen). 3.) Übergabe organisieren — Verarbeitungsverzeichnis, AVV-Liste, offene Audits, Datenpannen-Akten. Seriöse Anbieter unterstützen den Wechsel kostenfrei. frag.hugo übernimmt die Behörden-Meldung und Übergabe-Organisation als Teil des Onboardings.
Inhaltsverzeichnis
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Datenschutzberater & Geschäftsführer
Nils ist TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter. Seit über 13 Jahren betreut er Mittelständler bei DSGVO, NIS2 und dem EU AI Act. Geschäftsführer der frag.hugo Informationssicherheit GmbH und der datuno GmbH, leitet außerdem die BVMID-Geschäftsstelle Hamburg Süd/Ost.
15 Minuten am Telefon mit Nils oder Jens — kostenlos, ohne Verkaufsdruck. Wir hören zu, sortieren Ihr Thema und sagen Ihnen ehrlich, ob wir helfen können.
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