Hugo DSB – Ihr externer Datenschutz­beauftragter mit KI-Plattform

Ja, wenn Sie regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten und mindestens 20 Mitarbeiter damit beschäftigt sind. Bei besonders sensiblen Daten (Gesundheit, Religion, Gewerkschaft) gilt die Pflicht unabhängig von der Mitarbeiterzahl.

Ein interner DSB ist ein Mitarbeiter mit Sonderkündigungsschutz, der neben dem Tagesgeschäft Datenschutz betreut – oft ein Interessenkonflikt. Ein externer DSB bringt spezialisiertes Wissen mit, ist unabhängig und kostet einen Bruchteil einer Vollzeitstelle.

Ein interner DSB kostet durchschnittlich 25.000€ pro Jahr an Gehalt, Schulungen und Arbeitszeit. Hugo DSB Pro kostet 2.990€ pro Jahr – das sind 88 % weniger bei mehr Expertise und einer kompletten Software-Plattform.

Ja. Im Starter-Tarif erhalten Sie 5 Basis-Schulungsmodule mit Quiz und Zertifikaten. Ab Professional kommen monatliche KI-Lektionen, Phishing-Simulation, Gamification und Cyber-Awareness-Themen hinzu – ohne Aufpreis.

Wir versenden realistische, aber ungefährliche Test-Phishing-Mails an Ihre Mitarbeiter. Wer auf einen Link klickt, erhält sofort eine kurze Lerneinheit. Sie sehen im Dashboard, wie Ihr Team abschneidet – und ob sich die Awareness verbessert.

Ja, Sie können jederzeit upgraden – der Wechsel wird sofort aktiv. Ein Downgrade ist zum Ende der Vertragslaufzeit möglich.

Ja, ein Wechsel ist jederzeit möglich – Sie sind an keinen Anbieter dauerhaft gebunden. Bei einem laufenden Mandat prüfen wir zuerst die Kündigungsfrist Ihres bisherigen DSB (oft drei Monate zum Quartalsende), übernehmen dann die bestehende Dokumentation (VVT, AVV, TOMs, Datenpannen-Register), melden den Wechsel bei der zuständigen Aufsichtsbehörde an und führen Sie strukturiert auf die Hugo-DSB-Plattform über. Für Sie entsteht keine Lücke in der Bestellung. Wie der Übergang im Detail abläuft, lesen Sie im Leitfaden Datenschutzbeauftragten wechseln.

Hugo DSB ist als Single-Admin-Plattform konzipiert: Ein interner DSB (z.B. der Geschäftsführer oder die Datenschutzbeauftragte) pflegt VVT, AVV, Datenpannen und TOMs, während Mitarbeiter separat als Schulungsempfänger (Hugo Learn) eingeladen werden. Das hält die Verantwortung klar. Für reine Schulungen können Sie beliebig viele Mitarbeiter einladen (bis 15 im Lite, bis 30 im Standard, bis 100 im Pro, bis 250 im Premium) – diese erhalten Quiz + Zertifikat, haben aber keinen Zugriff auf das DSB-Modul. Bei Standard, Pro und Premium ist das Limit in 10er-Schritten für je 10 €/Monat erweiterbar; bei Lite ist 15 das Maximum.

Hugo DSB hat eine 24-monatige Initial-Laufzeit. Diese deckt die Empfehlung der Aufsichtsbehörden zur Mindest-Bestellungsdauer ab (1–2 Jahre Erstbestellung), gibt Ihnen Planungs­sicherheit und uns die Möglichkeit, die laufende Betreuung (VVT-Pflege, AVV-Migration, Mitarbeiter-Schulung) vollständig im Tarifpreis abzubilden. Einmalig kommt beim Start die Start-Einrichtung (290 €) dazu — DSB-Bestellung mit Behördenmeldung, Plattform-Setup, Übernahme Ihrer Doku und der Kickoff-Call; beim Wettbewerb kostet das Initial-Audit 500–3.500 €. Kündigungsfrist: 3 Monate zum Ende der Initial-Laufzeit, danach Verlängerung um jeweils 12 Monate. Bei Vertragsende erhalten Sie alle Daten als Export (PDF + CSV) und wir unterstützen die Übergabe an Ihren neuen DSB. Details: § 6 AGB.

Unseren aktuellen AVV-Mustervertrag können Sie direkt als PDF herunterladen. Der Vertrag wird mit Abschluss Ihres Abos Bestandteil der Vereinbarung; auf Wunsch stellen wir Ihnen eine von unserem Datenschutzbeauftragten Nils Oehmichen gegengezeichnete Version zur Verfügung – Antwort innerhalb von 24 Stunden auf info@fraghugo.de. Der AVV deckt alle frag.hugo-Produkte (Hugo DSB, Hugo Shield, Hugo Check) ab und enthält die vollständige Subprozessoren-Liste (Hetzner, Resend, Stripe, OpenAI u.a.), TOMs nach Art. 32 DSGVO sowie Drittland-Transfers nach aktuellem Stand (EU-US Data Privacy Framework primär, Standardvertragsklauseln + TIA als Fallback).

Ja – unser DSE-Generator erstellt Ihre Datenschutzerklärung basierend auf den echten Services die unser Scanner auf Ihrer Website findet. Im Professional-Tarif wird sie individuell per KI generiert und von Nils geprüft.

Wenn Ihr Unternehmen 50 oder mehr Mitarbeiter hat: ja, seit Juli 2023 ist das Pflicht. Hugo DSB liefert ein verschlüsseltes Meldeportal das Sie intern verteilen können – eingebaut in Ihre bestehende Datenschutz-Plattform.

Ihre Mandanten- und Mitarbeiterdaten (VVT, AVV, TOMs, Datenpannen, DSAR, Schulungsfortschritt) liegen ausschließlich auf Servern der Hetzner Online GmbH in den ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren Falkenstein und Nürnberg. Verschlüsselt in Transit und at Rest. Für Rand-Services (E-Mail-Versand, Zahlungsabwicklung, KI-Features im Pro-Tarif, CDN) nutzen wir bewusst wenige, klar ausgewählte Subprozessoren – alle mit gültiger Rechtsgrundlage (EU oder EU-US Data Privacy Framework + SCC als Fallback). Die vollständige Liste steht auf /subprozessoren/. Mit jedem Kunden schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab – AVV-Muster herunterladen.

Die KI-Features in Hugo DSB Pro und Enterprise (DSE-Generator, VVT-Vorschläge, Hugo-Chatbot, Maßnahmenpläne) laufen über die OpenAI API Platform – nicht über ChatGPT Consumer, und nicht zum Training. Seit März 2023 ist das bei OpenAI Default für alle API-Kunden: Ihre Inputs werden maximal 30 Tage zur Missbrauchs-Erkennung gespeichert und danach gelöscht. OpenAI ist als Subprozessor via Data Processing Addendum (Art. 28 DSGVO) ordnungsgemäß beauftragt und nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023). Als Fallback greifen Standardvertragsklauseln (SCC 2021/914) + Transfer Impact Assessment. Details inkl. aller Subprozessoren: /subprozessoren/.

Mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit ja: NIS2-Anhang II („wichtige Einrichtungen“) listet „Herstellung“ als Sektor – darunter Elektrogeräte, Maschinen, Computer/Elektronik. Wenn Ihre Firma z.B. Steuergeräte, Kabelbäume, Sensoren oder mechanische Baugruppen fertigt, fallen Sie darunter. Das Größenkriterium ist bei Ihnen erfüllt – damit sind Sie direkt betroffen. Zur Einordnung: „wichtig“ ist eine Einrichtung ab 50 Beschäftigten oder wenn Jahresumsatz und Bilanzsumme jeweils über 10 Mio. € liegen (§ 28 Abs. 2 Nr. 3 BSIG) – beide Werte, nicht einer von beiden. Selbst wenn Ihre Produkte ausnahmsweise nicht unter „Herstellung“ fallen, trifft Sie mittelbar der Lieferketten-Druck: OEMs als Anhang-II-Betroffene müssen nach § 30 Abs. 2 Nr. 4 BSIG auch die Sicherheit ihrer Lieferkette berücksichtigen – in der Praxis geben sie diese Anforderungen vertraglich per Audits und Fragebögen an Zulieferer wie Sie weiter. Die NIS2-Prüfung in Hugo DSB Pro liefert Ihnen eine strukturierte Indikation (nicht rechtsverbindlich – qualifizierte Stellungnahmen gibt es nur durch Menschen: buchbar im Professional-Tarif im Jour-fixe mit Nils Oehmichen).

Ja. Die Oberfläche lässt sich auf Englisch umstellen — Navigation, Dashboards und die Kern-Ansichten sind übersetzt, einige tiefere Formular-Assistenten ziehen schrittweise nach. Das ist vor allem für Töchter ausländischer Konzerne relevant, die deutsches Recht erfüllen, aber gegenüber der Muttergesellschaft auf Englisch berichten müssen. Erzeugte Dokumente und hochgeladene Dateien bleiben in ihrer Originalsprache. Weitere Sprachen richten wir auf Wunsch ein — sprechen Sie uns an, Umfang und Termin klären wir verbindlich im Erstgespräch.