Externer vs. interner Datenschutzbeauftragter – Vorteile im Vergleich

Inhalt in Kürze

• Ab 20 Mitarbeitenden in der Datenverarbeitung ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht – intern oder extern. Die Wahl hat erhebliche Auswirkungen auf Kosten und Flexibilität.
• Ein interner DSB kostet schnell 15.000–25.000 Euro jährlich (anteiliges Gehalt, Schulungen, Kündigungsschutz), ein externer DSB ab ca. 2.000–6.000 Euro pro Jahr.
• Externe DSB bringen sofortige Fachkompetenz aus vielen Mandaten mit, arbeiten ohne Interessenkonflikte und sind vertraglich flexibel kündbar.
• Für KMU mit bis zu 250 Mitarbeitenden ist die externe Lösung in den meisten Fällen wirtschaftlicher und rechtssicherer.

Sie brauchen einen Datenschutzbeauftragten. So viel steht fest. Die eigentliche Frage: Stellen Sie jemanden intern ab – oder holen Sie sich einen externen Spezialisten? Die Entscheidung betrifft nicht nur Kosten. Sie betrifft Haftung, Kündigungsschutz und die Frage, ob Datenschutz bei Ihnen funktioniert oder nur auf dem Papier existiert.

Externer vs. interner Datenschutzbeauftragter – wann brauchen Sie überhaupt einen?

Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten regelt § 38 BDSG. Ein DSB ist Pflicht, wenn:

• Mindestens 20 Personen regelmäßig personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten
• Verarbeitungen stattfinden, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erfordern
• Personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung oder für Marktforschung verarbeitet werden

Verstoß gegen die Benennungspflicht? Bußgeld bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des Jahresumsatzes (Art. 83 Abs. 4 DSGVO).

Die Unterschiede im direkten Vergleich

Was ein interner DSB wirklich kostet

Viele Unternehmen denken: “Wir haben doch jemanden in der IT – der macht das mit.” Die Rechnung sieht dann so aus:

Vorteile des externen DSB für KMU

Planbare Kosten. Ein externer DSB arbeitet zum Festpreis. Sie wissen am Jahresanfang, was Datenschutz kostet. Keine versteckten Schulungsgebühren, keine Gehaltserhöhungen, keine Sozialabgaben.

Sofortige Fachkompetenz. Externe DSB sind Spezialisten. Sie kennen aktuelle Urteile, Behördenpraxis und typische Stolperfallen – weil sie täglich nichts anderes machen. Ein interner Mitarbeiter muss sich dieses Wissen erst aneignen.

Keine Interessenkonflikte. Der IT-Leiter als DSB? Der Personalchef? Beide haben strukturelle Interessenkonflikte, die gegen eine Benennung sprechen. Ein externer DSB ist per Definition unabhängig.

Kein Kündigungsschutz-Risiko. Die Zusammenarbeit endet mit der vertraglichen Kündigungsfrist. Kein nachwirkender Schutz, keine arbeitsrechtlichen Fallstricke.

Haftpflichtversicherung. Seriöse externe DSB verfügen über eine Berufshaftpflicht, die Beratungsfehler abdeckt. Bei einem internen DSB haftet das Unternehmen selbst.

Wann ein interner DSB sinnvoll sein kann

Fairerweise: Es gibt Szenarien, in denen ein interner DSB Vorteile hat.

• Große Unternehmen ab 500+ Mitarbeitenden mit komplexen Verarbeitungen und täglichem Beratungsbedarf
• Branchen mit sehr spezifischen Prozessen (z. B. Gesundheitswesen, Finanzsektor), in denen tiefes internes Wissen entscheidend ist
• Unternehmen mit eigenem Compliance-Team, in dem der DSB eine von mehreren Rollen ausfüllt

Für die Mehrheit der KMU mit 20 bis 250 Mitarbeitenden trifft das nicht zu.

Aus der Praxis

Viele Unternehmer denken, ich bin doch zu klein für das ganze Thema Datenschutz. Wir haben Mandanten mit drei, vier, fünf Mitarbeitern – die arbeiten für große Kunden mit enormen Ansprüchen an den Datenschutz.

Nils OehmichenDatenschutzberater bei frag.hugo

Genau das erleben wir regelmäßig: Ein Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitenden bekommt einen Großauftrag. Der Auftraggeber verlangt einen Nachweis über den betrieblichen Datenschutz – inklusive benanntem DSB, Datenschutzkonzept und Verarbeitungsverzeichnis.

Intern hat niemand die Kompetenz. Einen Mitarbeiter auszubilden dauert Wochen und bindet Kapazität. Der externe DSB ist innerhalb weniger Tage arbeitsfähig – und der Großauftrag gerettet.

Checkliste: Externer oder interner DSB?

So vermeiden Sie typische Fehler bei der DSB-Wahl

Den IT-Leiter benennen. IT-Leiter haben einen strukturellen Interessenkonflikt, weil sie gleichzeitig für die Systeme verantwortlich sind, die sie als DSB kontrollieren sollen. Die Datenschutzkonferenz warnt ausdrücklich davor.

Keinen DSB benennen. Auch wenn § 38 BDSG möglicherweise bald reformiert wird – Art. 37 DSGVO bleibt bestehen. Und Bußgelder für Datenschutzverstöße werden unabhängig davon verhängt, ob ein DSB bestellt ist oder nicht.

Den billigsten Anbieter nehmen. Ein externer DSB für 50 € im Monat kann keine seriöse Betreuung leisten. Achten Sie auf persönliche Ansprechpartner, nachgewiesene Qualifikation und transparente Leistungsbeschreibung.

Fazit: Ihr nächster Schritt

Die Frage „extern oder intern?” lässt sich für die meisten KMU klar beantworten: extern. Sie sparen Geld, bekommen sofort einen qualifizierten Ansprechpartner und vermeiden arbeitsrechtliche Risiken.

Der erste Schritt: Lassen Sie Ihren aktuellen Datenschutz-Status prüfen. frag.hugo bietet Ihnen als externer Datenschutzbeauftragter in Hamburg genau das – pragmatisch, persönlich und zum Festpreis.

Externer oder interner DSB in Hamburg: Was wir vor Ort erleben

Viele Hamburger Mittelständler — ob Medienunternehmen in der Speicherstadt oder IT-Dienstleister in Bahrenfeld — starten mit einem internen DSB und merken nach einem Jahr: Die Fortbildungskosten und der Zeitaufwand übersteigen das Budget. Die HmbBfDI erwartet nachweisbare Fachkunde, und die regelmäßigen Schulungen kosten schnell 2.000 bis 3.000 Euro pro Jahr. Deshalb wechseln viele Hamburger KMU auf einen externen Datenschutzbeauftragten in Hamburg — mit Festpreis und persönlichem Ansprechpartner vor Ort.

Häufige Fragen (FAQ)

Ab wann braucht ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?

Nach § 38 BDSG müssen Unternehmen einen DSB benennen, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von der Mitarbeiterzahl gilt die Pflicht auch bei Verarbeitungen, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordern.

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter monatlich?

Für KMU liegen die monatlichen Kosten zwischen 150 und 800 Euro – abhängig von Unternehmensgröße und Leistungsumfang. Hinzu kommen einmalige Kosten für das Erst-Audit ab ca. 3.000 Euro. Ein interner DSB kostet im Vergleich schnell das Doppelte bis Dreifache.

Kann ich einen internen Datenschutzbeauftragten wieder abberufen?

Nur unter sehr engen Voraussetzungen. Ein interner DSB genießt besonderen Kündigungsschutz nach § 6 Abs. 4 BDSG. Dieser Schutz gilt noch ein Jahr nach Ende der DSB-Tätigkeit. Eine ordentliche Kündigung ist in dieser Zeit ausgeschlossen.

Ist ein externer DSB genauso qualifiziert wie ein interner?

In der Regel ja – oft sogar besser. Externe DSB sind spezialisierte Fachleute, die sich laufend fortbilden und Erfahrung aus vielen Mandanten mitbringen. Ein interner DSB muss diese Qualifikation erst aufbauen, wobei der Arbeitgeber die Schulungskosten trägt.

Welche Nachteile hat ein externer Datenschutzbeauftragter?

Der externe DSB kennt Ihre internen Prozesse nicht sofort und muss sich einarbeiten. Außerdem ist er nicht täglich vor Ort. Für die meisten KMU überwiegen die Vorteile: planbare Kosten, keine Interessenkonflikte und kein Kündigungsschutz-Risiko.

Darf der IT-Leiter Datenschutzbeauftragter sein?

Nein, davon ist dringend abzuraten. IT-Leiter haben einen strukturellen Interessenkonflikt, da sie die Systeme verantworten, die der DSB kontrollieren soll. Die Datenschutzaufsichtsbehörden sehen das kritisch – es drohen Bußgelder wegen fehlender Unabhängigkeit.