Alle Pflicht­unterweisungenIhrer Schule —in einem Portal

Auf einen Blick

• Ein Portal für alle Pflichtunterweisungen einer Schule: Arbeitsschutz, Brandschutz, Datenschutz und Cyber-Sicherheit — fertig dabei, ab Tag 1.
• KI-Baukasten für eigene Lehrkräfte-Unterweisungen (Aufsicht, Sport, Chemie/RiSU): Stichpunkte oder Dokument rein, fertige Unterweisung mit Quiz raus.
• Echte Phishing-Simulation mit Klick-Tracking und sofortiger Nachschulung — im Markt für gesetzliche Unterweisungssoftware nur bei wenigen Anbietern.
• Mehrere Schulen, getrennt dokumentiert: Träger-Dach, Sub-Administratoren je Schulleitung, Compliance-Nachweis pro Schule.
• Ab 14,90 €/Person·Jahr (real oft 5,90–7,90 € im Mengen-Tarif), Free-Test bis 5 Beschäftigte, keine Setup-Gebühr.
• Rechtssicher dokumentiert, nicht überversprochen: Die Software ergänzt das Unterweisungsgespräch und liefert den Nachweis — sie ersetzt es nicht vollständig.

Mehr als eine Schulsoftware: Unterweisungs-Software mit Nachweis

„Schulsoftware” meint meist Stundenplan und Verwaltung. Hier geht es um etwas anderes: eine digitale Unterweisungs-Software, mit der Bildungseinrichtungen ihre Pflichtunterweisungen rechtssicher abwickeln und belegen. Die Anwendung ist intuitiv bedienbar, sodass Unterweisungen reibungslos und effizient ablaufen — von der Zuweisung über die Quizfragen bis zur Präsentation des Nachweises im Audit.

Online-Unterweisung: ortsunabhängig und nachweisbar

Lehrkräfte und Schulleitungen erledigen die Online-Unterweisung am eigenen Gerät, wann es in den Schulalltag passt. Jede Teilnahme wird automatisch und datenschutzkonform protokolliert — die Mehrschul-Verwaltung (Schulverwaltung über mehrere Standorte) hält die Nachweise sauber getrennt. So vereinfachen Sie das Schulungsmanagement und digitalisieren die Einhaltung gesetzlicher Pflichten, ohne neue Bürokratie zu schaffen.

Welche Unterweisungen sind an Schulen Pflicht?

Eine Schule ist arbeitsschutzrechtlich ein Betrieb wie jeder andere — mit der Besonderheit, dass hier zusätzlich Minderjährige beaufsichtigt und naturwissenschaftlich-praktisch unterrichtet werden. Daraus ergibt sich eine ganze Reihe verpflichtender Unterweisungen, die regelmäßig wiederholt und dokumentiert werden müssen.

Unterweisung	Rechtsgrundlage	Rhythmus
Arbeitsschutz / Sicherheit allgemein	§ 12 ArbSchG, DGUV Vorschrift 1	mindestens jährlich
Brandschutz & Verhalten im Notfall	DGUV Vorschrift 1, ASR A2.2	jährlich
Erste-Hilfe-Grundlagen	DGUV Vorschrift 1	regelmäßig
Sicherheit im Sportunterricht	DGUV / Schulrecht der Länder	jährlich
Gefahrstoffe / Chemie-Praktikum	KMK-RiSU, GefStoffV	vor Tätigkeit, jährlich
Aufsichtspflicht	Schulrecht der Länder	regelmäßig
Datenschutz (Schüler-/Elterndaten)	DSGVO (Rechenschaftspflicht)	regelmäßig

Die rein rechtlichen Begriffe — „Pflichtunterweisung”, „Sicherheitsbelehrung”, „Jahresunterweisung” — sind im Schul-Umfeld breit besetzt von Unfallkassen, der DGUV und den Kultusministerien. Was dort fehlt, ist die Brücke vom PDF zur dokumentierten, nachweisbaren Durchführung. Genau hier setzt frag.hugo an: Wir liefern die Inhalte interaktiv mit Quiz und protokollieren jede Teilnahme automatisch.

Wichtig: Mehrere dieser Unterweisungen müssen nicht nur einmalig, sondern jährlich wiederholt werden. Ohne System rutscht das im Schuljahr durch — und fällt erst bei der nächsten Begehung auf.

Fertige Unterweisungen ab Tag 1

Sie müssen nicht bei null anfangen. frag.hugo bringt zwei vollständige Inhalts-Kataloge mit, die Ihre Beschäftigten sofort absolvieren können:

• 24 Arbeitsschutz- und Brandschutz-Module (Hugo Safe): von der allgemeinen Sicherheitsunterweisung über Brandschutz und Ergonomie bis zu Erste-Hilfe-Grundlagen — als interaktive Lerneinheiten mit Wissens-Quiz.
• 29 Datenschutz- und Cyber-Awareness-Module (Hugo Learn): mit klarem Schwerpunkt auf E-Mail-Sicherheit und Phishing, dem häufigsten Einfallstor an Schulen.

Jedes Modul weisen Sie gezielt zu — der ganzen Schule, einer Abteilung, einer einzelnen Lehrkraft. Der Fortschritt fließt automatisch in den Nachweis und das Zertifikat. Vorhandenes eigenes Material — etwa Ihre Brandschutzordnung oder ein Merkblatt — laden Sie hoch und lassen es per Kenntnisnahme oder Unterschrift bestätigen, mit Datum, Protokoll und revisionssicherem Audit-Trail.

Eigene Unterweisungen mit dem KI-Baukasten

Der wichtigste Unterschied zu generischen Schulungstools: Für die Themen, die es nicht fertig gibt, bauen Sie Ihre eigene Unterweisung — in Minuten statt Tagen.

Sie tippen ein paar Stichpunkte (zum Beispiel „Aufsichtspflicht bei Klassenfahrten” oder „Sicherer Umgang mit der Tafelsäure im Chemieraum”) oder laden Ihr vorhandenes Merkblatt als PDF oder Word hoch. Die KI erzeugt daraus eine vollständige, interaktive Unterweisung samt Quiz. Sie prüfen den Entwurf, passen Formulierungen und Fragen an und geben ihn frei — zum Beispiel für „alle Sportlehrkräfte am Gymnasium”.

Die KI recherchiert dabei mit aktuellen Quellen und belegt die Inhalte (integrierter Faktencheck). Anschließend weisen Sie jede Unterweisung gezielt zu — der ganzen Schule, einem Bereich oder einzelnen Lehrkräften, in Hugo Learn und Hugo Safe. Wer lieber ganz ohne KI arbeitet, baut die Unterweisung im manuellen Autoren-Modus.

So verbinden Sie das Beste aus beiden Welten: fertige, faktengeprüfte Pflicht-Inhalte für die Standardthemen und einen schnellen Eigenbau für alles, was Ihre Schule speziell macht.

Echte Phishing-Simulation für Schulen

Schulen sind ein beliebtes Ziel für Phishing und Ransomware — Kollegien arbeiten unter Zeitdruck, öffnen viele E-Mails und teilen Geräte. Reine Theorie hilft da wenig. Deshalb gehört zu Hugo Learn eine echte Phishing-Simulation:

1. Test-Mail: Wir versenden — mit Ihnen abgestimmt — realistische Phishing-Test-Mails an Ihr Kollegium.
2. Messung: Wer klickt, wird anonymisiert ausgewertet — Sie sehen die Klickrate, nicht den Pranger.
3. Sofort-Nachschulung: Wer auf die Test-Mail hereinfällt, bekommt direkt eine kurze Auffrischung ausgespielt.
4. Wiederholung: Über mehrere Runden sinkt die Klickrate messbar — aus Wissen wird Reflex.

Im Markt für gesetzliche Unterweisungssoftware kombinieren nur wenige Anbieter die Pflicht-Unterweisung mit einer echten Phishing-Simulation. Wer tiefer einsteigen will: Wie Sie Mitarbeiter wirksam sensibilisieren, lesen Sie in unserem Beitrag zu Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter und zur Frage, wie oft Sie schulen sollten.

Schüler unterweisen — mit digitalem Klassenbuch-Nachweis

Pflichtunterweisungen betreffen an Schulen nicht nur das Kollegium. Die RiSU verlangt, dass auch Schülerinnen und Schüler sicherheitsunterwiesen werden — jährlich und vor praktischen Experimenten. Bisher läuft das über Namenslisten und Unterschriften im Klassenbuch.

Genau das bildet frag.hugo digital ab — und das hat im Markt bislang kein anderer Anbieter:

• Klasse anlegen (z. B. „8a”) und der jeweiligen Schule zuordnen.
• Gruppen-Unterweisung protokollieren: Thema oder Modul (etwa „Sicherheit im Chemieexperiment”), Datum und Art (jährlich oder vor dem Experiment).
• Klassenbuch-Nachweis als PDF: Namensliste, Datum und Bestätigung — revisionssicher und im Schul-Reporting sichtbar.

Der Datenschutz bleibt dabei bewusst minimal: Es werden nur die Daten erfasst, die für den Nachweis zwingend nötig sind — Datensparsamkeit bei Daten Minderjähriger.

Für Schulträger: mehrere Schulen zentral verwalten

Wenn Sie als Träger mehrere Schulen verantworten, brauchen Sie nicht fünf getrennte Tools, sondern ein Dach mit sauberer Trennung.

• Träger als Dach, jede Schule als Einheit: Sie legen Ihre Schulen als getrennte Einheiten an und ordnen jede Lehrkraft ihrer Schule zu.
• Schulleitung als Sub-Administrator: Jede Schulleitung sieht ausschließlich die eigene Schule — Beschäftigte, Zuweisungen, Nachweise. Keine Einsicht in andere Standorte.
• Nachweis pro Schule: Compliance-Dossier, Auswertung und Erinnerungen laufen getrennt je Schule — genau so, wie Schulaufsicht, Unfallkasse und Cyberversicherung es sehen wollen.
• Großer Rollout, wenig Aufwand: Beschäftigte importieren Sie per CSV-Liste (Name, E-Mail oder Benutzername, Abteilung, Schule) statt sie einzeln anzulegen.

Rechtssicher dokumentiert — § 126b-Nachweis & Audit-Dossier

Der eigentliche Wert entsteht im Nachweis. Jede absolvierte Unterweisung wird mit Datum, Quiz-Ergebnis und einer revisionssicheren Bestätigung (in Textform nach § 126b BGB) festgehalten. Daraus erzeugt die Plattform auf Knopfdruck:

• ein Compliance-Dossier als PDF je Schule, Person und Unterweisung,
• eine Ampel-Übersicht, wer noch offen ist,
• automatische Erinnerungen an fällige Wiederholungen, damit die Jahresunterweisung nicht durchrutscht.

Damit sind Sie im Ernstfall — Begehung, Audit, Vorfall — innerhalb von Minuten auskunftsfähig, statt Postfächer zu durchsuchen.

Barrierefrei (BITV 2.0) und in Deutschland gehostet

Für öffentliche Schulen und Träger sind zwei Punkte oft ein Ausschluss-Kriterium in Ausschreibungen — beide erfüllt frag.hugo:

• Barrierefreiheit: Die Schul-Flows sind auf BITV 2.0 / WCAG 2.1 AA ausgelegt — Tastatur-Bedienbarkeit, ausreichende Kontraste, Screenreader-Tauglichkeit. Das macht die Plattform vergabefähig.
• Datensouveränität: Alle Daten werden zu 100 % in Deutschland verarbeitet, mit klarer Trennung von Schüler- und Beschäftigtendaten.

Was kostet Hugo für Schulen?

Transparent, pro Kopf und mit automatischem Mengenrabatt, der bei Schulgrößen deutlich greift. Sie wählen genau die Bausteine, die Sie brauchen — beide nutzen denselben KI-Baukasten und dieselbe Mehrschul-Verwaltung.

Baustein	Was drin ist	Preis (netto)
Hugo Learn	Cyber- & Datenschutz-Awareness, Phishing-Simulation, KI-Baukasten	ab 14,90 €/Person·Jahr · Free bis 5
Hugo Safe	Arbeitsschutz- & Brandschutz-Unterweisungen, KI-Baukasten	ab 14,90 €/Person·Jahr

Die Mengenstaffel ist im Standard hinterlegt und unsichtbar großzügig: Bei mehreren Hundert Beschäftigten landen Sie real eher bei 5,90 bis 7,90 € pro Person und Jahr. Der KI-Baukasten und die Mehrschul-Verwaltung sind in beiden Produkten ohne Aufpreis enthalten. Wer beide Bausteine bucht, erhält einen Kombi-Rabatt. Keine Setup-Gebühr, kein Reseller dazwischen, 12 Monate Mindestlaufzeit.

Rechenbeispiel Träger: 250 Beschäftigte × 7,90 € ≈ 1.975 €/Jahr für die komplette Cyber- und Datenschutz-Schulung inklusive Phishing-Simulation — über fünf Schulen hinweg, zentral dokumentiert.

Alle Produktdetails finden Sie auf den Seiten zu Hugo Learn und Hugo Safe.

Software ersetzt das Unterweisungsgespräch nicht — sie dokumentiert es

Damit hier nichts versprochen wird, das wir nicht halten können: Eine Online-Unterweisung gilt nach § 12 ArbSchG und der DGUV-Regel 100-001 als Ergänzung des persönlichen Unterweisungsgesprächs, nicht als vollständiger Ersatz. Gerade bei Gefahrstoffen — also im Chemieunterricht — ist die Unterweisung nicht vollständig an eine Software delegierbar.

Was die Plattform leistet, ist trotzdem entscheidend: Sie vermittelt und prüft das Wissen, sie dokumentiert jede Teilnahme revisionssicher und sie erinnert automatisch an Wiederholungen. Wir positionieren den KI-Baukasten bewusst als Dokumentations- und Wissensnachweis — nicht als Konformitätsgarantie. Diese Ehrlichkeit ist Teil unserer Beratung: lieber ein belastbarer Nachweis als ein überzogenes Versprechen.

Warum frag.hugo für Schulen?

frag.hugo ist die einzige Plattform, die alle Pflichtschulungen einer Schule in einem Portal bündelt — fertige Arbeitsschutz-, Datenschutz- und Cyber-Unterweisungen mit echter Phishing-Simulation, dazu ein KI-Baukasten für eigene Lehrkräfte-Unterweisungen, alles getrennt pro Schule dokumentiert. Diese Kombination hält im kommerziellen Markt kein anderer Anbieter komplett — und den Schul-Fokus hat dort bislang niemand.

Hinter der Plattform stehen zwei Gründer: Nils Oehmichen, TÜV-zertifizierter Datenschutzberater und Mitglied im BVMID, sowie Jens Hagel, seit über 20 Jahren IT-Unternehmer. Sie sprechen also nicht mit einem Callcenter, sondern mit den Menschen, die das Produkt verantworten.

Wer zusätzlich die IT-Sicherheit seiner Schulen härten will — Microsoft-365-Absicherung, Sicherheits-Audit oder Penetrationstest — bekommt das über unsere Schwestergesellschaft hagel IT-Services als eigenständige Dienstleistung dazu. Prüfen Sie als Einstieg gern Ihre Schulwebsite mit dem kostenlosen Hugo Check auf DSGVO-Konformität.

Am einfachsten zeigen wir Ihnen das live: In einem 15-minütigen Erstgespräch richten wir auf Wunsch eine Demo-Schule ein und erstellen mit dem KI-Baukasten direkt eine eigene Unterweisung — an einem Beispiel aus Ihrem Schulalltag.