Externer Datenschutzbeauftragter Kosten: Was ein DSB wirklich kostet

Inhalt in Kürze

• Kostenpflicht ab 20 Personen: Sobald mindestens 20 Mitarbeitende regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, ist ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich vorgeschrieben – egal ob intern oder extern.
• Externe DSBs kosten im Markt zwischen 300 und 2.500 Euro monatlich: Die Spanne hängt von Unternehmensgröße, Branche und Umfang der Verarbeitungstätigkeiten ab. Die meisten KMU liegen zwischen 500 und 1.200 Euro.
• Unsere Preisliste steht offen in diesem Artikel: 79 Euro bis 15 Mitarbeitende, 149 Euro bis 25, 299 Euro bis 100, 499 Euro bis 250 — netto, plus einmalig 290 Euro Einrichtung. Warum das unter dem Marktkorridor liegt, erklären wir samt der Einschränkung, die dazugehört.
• Intern ist selten günstiger: Schulung, Arbeitszeit, Fortbildung und der besondere Kündigungsschutz eines internen DSB kosten oft mehr als die externe Variante – bei weniger Expertise.
• Monatspauschale vs. Stundensatz: Seriöse Anbieter arbeiten mit transparenten Pauschalen. Stundensatz-Modelle sind schwer kalkulierbar und führen häufig zu unerwarteten Rechnungen.

Die Frage kommt in fast jedem Erstgespräch: “Was kostet das denn?” Gemeint ist der externe Datenschutzbeauftragte. Und die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Aber nicht so, wie Sie denken.

Die Kosten hängen nicht davon ab, wie viel Datenschutz ein Anbieter verkaufen möchte. Sie hängen davon ab, wie komplex Ihre Datenverarbeitung tatsächlich ist. Ein Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitern braucht einen anderen Umfang als ein E-Commerce-Unternehmen mit Kundendatenbank, Newsletter-System und drei Auftragsverarbeitern.

In diesem Artikel rechnen wir offen vor, was ein externer Datenschutzbeauftragter kostet – und warum die interne Variante in den meisten Fällen teurer ist.

Wann brauchen Sie überhaupt einen Datenschutzbeauftragten?

Die gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ergibt sich aus § 38 BDSG. Die Kernregel: Sobald in Ihrem Unternehmen mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, müssen Sie einen DSB bestellen.

Aber Vorsicht: Es gibt Ausnahmen, bei denen die Pflicht unabhängig von der Mitarbeiterzahl greift:

• Sie verarbeiten besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, biometrische Daten)
• Ihre Kerntätigkeit ist die umfangreiche Überwachung von Personen
• Sie führen eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durch

Ein Arzt mit drei Angestellten braucht also einen DSB – auch wenn er weit unter der 20-Personen-Grenze liegt. Mehr dazu auf unserer Seite zum Thema externer Datenschutzbeauftragter in Hamburg.

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Hier die konkreten Zahlen. Die folgende Übersicht basiert auf Marktbeobachtungen und unserer eigenen Erfahrung aus über 50 Mandaten in Hamburg und Norddeutschland.

Was ist in einer Monatspauschale typischerweise enthalten?

Unsere Preisliste — offen, weil wir es von anderen auch erwarten

Weiter unten in diesem Artikel steht der Rat, bei Anbietern ohne öffentliche Preise vorsichtig zu sein. Das gilt auch für uns. Deshalb hier die vollständige Preisliste von frag.hugo, inklusive der Punkte, die sonst gern im Kleingedruckten stehen.

Mit dem Tarif steigen Reaktionszeit und Support-Umfang: Lite antwortet binnen 72 Stunden per E-Mail, Standard binnen 24 Stunden mit Telefon von 9 bis 17 Uhr, Pro binnen 8 Stunden mit Telefon von 8 bis 18 Uhr, Premium binnen 4 Stunden mit Vor-Ort-Terminen. Die Berufshaftpflicht liegt in allen vier Tarifen einheitlich bei 10 Mio. Euro Deckungssumme.

Alle Preise netto zzgl. 19 % USt. Dazu kommen einmalig 290 € Start-Einrichtung (DSB-Bestellung, Meldung an die Aufsichtsbehörde, Plattform-Setup, Kickoff) — bei anderen Anbietern liegt dieser Posten meist zwischen 500 und 3.500 Euro. Die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate. Vollständige Leistungsübersicht auf der Seite zu Hugo DSB.

Warum das so viel günstiger ist als die 500 bis 1.200 Euro oben

Die Frage ist berechtigt, und die Antwort ist keine Zauberei — sie hat drei Gründe, von denen einer eine echte Einschränkung ist:

1. Die Standardarbeit macht Software. Verarbeitungsverzeichnis, AVV-Prüfungen, TOM-Dokumentation und Schulungsnachweise laufen bei uns über eine Plattform mit fertigen Vorlagen. Was ein klassischer Anbieter in Stunden abrechnet, füllen Sie in Minuten selbst aus — wir prüfen und geben frei.
2. Onboarding ohne Vor-Ort-Wochen. Die Ersteinrichtung läuft strukturiert digital ab. Das spart die 1.000 bis 3.000 Euro Setup-Kosten, die sonst üblich sind — bei uns sind es 290 Euro.
3. Die Beratungszeit ist gedeckelt — und das ist der ehrliche Haken. In den Tarifen bis Pro sind 6 bzw. 12 Beratungsstunden pro Jahr enthalten. Ein Anbieter für 900 Euro im Monat hat oft mehr Zeit im Paket. Wer regelmäßig lange Rückfragen hat, bucht bei uns ein Stundenpaket dazu (139 €/h im Zehnerpaket) — und landet dann je nach Bedarf durchaus im Marktkorridor.

Für die große Mehrheit der KMU reicht das enthaltene Kontingent aus. Wenn nicht, sagen wir das im Erstgespräch und rechnen es vor, statt Sie in einen zu kleinen Tarif zu verkaufen.

Drei Rechenbeispiele

Handwerksbetrieb, 18 Mitarbeitende, keine besonderen Datenkategorien. Tarif Standard: 149 € × 12 = 1.788 € im Jahr, plus 290 € einmalig. Im ersten Jahr also 2.078 €, danach 1.788 €. Zum Vergleich: der Marktkorridor für diese Größe liegt bei 300 bis 800 € im Monat, also 3.600 bis 9.600 € im Jahr.

Dienstleister, 55 Mitarbeitende, Newsletter, CRM, drei Auftragsverarbeiter. Tarif Pro: 299 € × 12 = 3.588 € im Jahr, plus 290 € einmalig. Marktkorridor für 20–100 Mitarbeitende: 500 bis 1.200 € im Monat, also 6.000 bis 14.400 € im Jahr. Interne Lösung laut Rechnung weiter unten: 14.600 bis 19.500 € im Jahr.

Pflegedienst, 40 Mitarbeitende, Gesundheitsdaten. Hier greift die DSB-Pflicht unabhängig von der Mitarbeiterzahl, und der Beratungsbedarf ist höher. Tarif Pro mit Zehner-Stundenpaket: 3.588 € + 1.390 € = 4.978 € im Jahr. Immer noch deutlich unter der internen Variante — und mit Erfahrung aus vergleichbaren Mandaten.

Preismodell: Pauschale vs. Stundensatz

Die meisten seriösen Anbieter arbeiten mit Monatspauschalen. Das hat einen einfachen Grund: Beide Seiten wissen, was es kostet. Kein Nachzählen von Stunden, keine Überraschungen am Monatsende.

Stundensatzmodelle (typisch: 120–200 Euro pro Stunde) klingen auf den ersten Blick günstiger. In der Praxis führen sie aber dazu, dass Unternehmen zögern, ihren DSB zu kontaktieren – aus Angst vor der nächsten Rechnung. Das ist gefährlich. Gerade bei Datenpannen zählt jede Stunde. Wer erst überlegt, ob der Anruf 150 Euro kostet, verliert wertvolle Zeit.

Intern vs. extern: Der ehrliche Kostenvergleich

Die Entscheidung zwischen internem und externem DSB ist oft keine Frage der Präferenz, sondern der Wirtschaftlichkeit. Hier der Vergleich für ein typisches KMU mit 50 Mitarbeitenden:

Kosten interner Datenschutzbeauftragter (pro Jahr)

Dazu kommt ein Punkt, den viele übersehen: Der interne DSB genießt nach § 6 Abs. 4 BDSG einen besonderen Kündigungsschutz – vergleichbar mit dem Betriebsrat. Wenn die Zusammenarbeit nicht funktioniert, können Sie den internen DSB nicht einfach abberufen. Er bleibt in dieser Rolle und im Unternehmen.

Kosten externer Datenschutzbeauftragter (pro Jahr)

Die Ersparnis liegt nicht nur beim Preis. Der externe DSB bringt Erfahrung aus Dutzenden Mandaten mit, kennt aktuelle Urteile und Behördenpraxis, und ist bei einem DSGVO-Audit sofort handlungsfähig.

Aus der Praxis

Die häufigste Frage ist: Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter? Die richtige Frage wäre: Was kostet es, keinen zu haben? Ein Bußgeld der Aufsichtsbehörde, eine Abmahnung oder ein verlorener Auftrag, weil der Datenschutznachweis fehlt – das wird schnell teurer als drei Jahre DSB-Pauschale.

Nils OehmichenDatenschutzberater bei frag.hugo

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Hamburger Dienstleister mit 35 Mitarbeitenden wurde von einem Großkunden aufgefordert, einen Datenschutzbeauftragten nachzuweisen. Ohne DSB kein Auftrag – im Wert von 180.000 Euro jährlich. Die Kosten für den externen Datenschutzbeauftragten: 750 Euro im Monat. Die Rechnung war schnell gemacht.

Ein anderer Fall: Ein E-Commerce-Unternehmen hatte einen internen DSB bestellt – den IT-Leiter. Bei einer Prüfung durch den HmbBfDI wurde der Interessenkonflikt beanstandet. Ergebnis: formelle Warnung, Neubestellung erforderlich, und die bisherige Datenschutzdokumentation musste komplett überarbeitet werden. Mit einem externen DSB wäre das nicht passiert.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

1. Transparente Preisstruktur. Seriöse Anbieter nennen einen klaren Monatspreis. Wenn erst nach einem "individuellen Angebot" gefragt wird, ohne dass Richtwerte genannt werden, ist Vorsicht geboten. Fragen Sie konkret: Was ist inklusive, was kostet extra?
2. Qualifikation prüfen. Ein Datenschutzbeauftragter muss nach Art. 37 Abs. 5 DSGVO über Fachwissen im Datenschutzrecht und der Datenschutzpraxis verfügen. Fragen Sie nach Zertifizierungen (z. B. TÜV, GDD) und Branchenerfahrung.
3. Erreichbarkeit klären. Bei einer Datenpanne zählt jede Stunde. Klären Sie vorab: Wie schnell ist Ihr DSB erreichbar? Gibt es eine Notfall-Nummer? Wie läuft die Kommunikation im Tagesgeschäft?
4. Vertragslaufzeit beachten. Üblich sind 12 bis 24 Monate mit Kündigungsfrist. Vorsicht bei Verträgen über 36 Monate – die sind in der Branche unüblich und ein Warnsignal.
5. Referenzen und Branchenkenntnis. Ein DSB, der Arztpraxen und Industrieunternehmen gleichermaßen betreut, sollte beide Welten kennen. Fragen Sie nach vergleichbaren Mandaten in Ihrer Branche.

DSB-Kosten in Hamburg: Marktüberblick für die Metropolregion

Hamburg gehört zu den Regionen mit der höchsten Dichte an externen Datenschutzbeauftragten — das sorgt für Wettbewerb und faire Preise. Der HmbBfDI empfiehlt KMU ausdrücklich, bei der Auswahl auf Branchenkenntnis und Erreichbarkeit zu achten, statt allein auf den Preis zu schauen. Gerade in einer Handelsstadt wie Hamburg, wo viele KMU internationale Datenflüsse haben, lohnt sich ein DSB mit Erfahrung im grenzüberschreitenden Datenschutz. Wer einen externen Datenschutzbeauftragten in Hamburg sucht, sollte vor Vertragsschluss ein persönliches Erstgespräch vor Ort einplanen.

So arbeiten wir bei frag.hugo

Bei frag.hugo bekommen Sie einen externen Datenschutzbeauftragten, der Ihre Branche kennt – ob Logistik, Handwerk, E-Commerce oder Arztpraxis. Monatspauschale ab 79 Euro netto, Preise öffentlich einsehbar, persönlicher Ansprechpartner statt Ticketsystem.

Dazu prüft unser Hugo Check Ihre Website automatisiert auf DSGVO-Verstöße. Und mit einer regelmäßigen Datenschutzschulung sorgen wir dafür, dass Ihre Mitarbeiter wissen, worauf es ankommt.

Wenn neben dem Datenschutz auch die Informationssicherheit ansteht — etwa weil ein Großkunde einen Verantwortlichen im Lieferantenfragebogen abfragt —, finden Sie die Konditionen dafür beim externen Informationssicherheitsbeauftragten.

Häufige Fragen (FAQ)

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter pro Monat?

Im Marktdurchschnitt zahlen KMU mit 20 bis 100 Mitarbeitenden zwischen 500 und 1.200 Euro monatlich. Kleinstunternehmen beginnen bei rund 300 Euro, größere Mittelständler liegen ab 1.200 Euro aufwärts. Bei frag.hugo starten die Tarife bei 79 Euro netto monatlich für Betriebe bis 15 Mitarbeitende; 149 Euro decken bis 25, 299 Euro bis 100 und 499 Euro bis 250 Mitarbeitende ab. Hinzu kommen einmalig 290 Euro Start-Einrichtung. Die genauen Kosten hängen von Branche, Verarbeitungsumfang und benötigtem Beratungskontingent ab.

Ist ein interner oder externer Datenschutzbeauftragter günstiger?

In den meisten Fällen ist der externe DSB günstiger. Ein interner DSB verursacht neben der anteiligen Arbeitszeit auch Kosten für Ausbildung, Fortbildung und Fachliteratur – und genießt besonderen Kündigungsschutz. Für Unternehmen unter 250 Mitarbeitenden ist die externe Lösung wirtschaftlich fast immer sinnvoller.

Kann ich den externen Datenschutzbeauftragten von der Steuer absetzen?

Ja. Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten sind als Betriebsausgabe voll steuerlich absetzbar. Das gilt sowohl für die laufende Monatspauschale als auch für einmalige Einrichtungskosten.

Wie schnell kann ein externer DSB starten?

Bei den meisten Anbietern dauert die Ersteinrichtung zwei bis vier Wochen. Das umfasst die Bestandsaufnahme, Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses, Prüfung der Datenschutzerklärung und formelle Bestellung bei der Aufsichtsbehörde. Die laufende Betreuung beginnt anschließend sofort.

Was passiert, wenn ich keinen Datenschutzbeauftragten bestelle, obwohl ich müsste?

Das ist eine Ordnungswidrigkeit nach Art. 83 Abs. 4 DSGVO. Es drohen Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. In der Praxis verhängen deutsche Aufsichtsbehörden bei KMU meist Bußgelder im vier- bis fünfstelligen Bereich – plus die Anordnung, umgehend einen DSB zu bestellen.