ChatGPT Apps im Unternehmen: Was sie dürfen und wie Sie sie datenschutzkonform nutzen

Inhalt in Kürze

• ChatGPT Apps verbinden ChatGPT mit Ihrer Software. ChatGPT schlägt dort nach und kann, je nach App, auch eintragen.
• Eigene Anbindungen mit Schreibrechten gibt es laut OpenAI nur in ChatGPT Business, Enterprise und Edu. Pro darf nur lesen.
• Für Personendaten brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI und, wenn er in Ihrem Auftrag verarbeitet, auch mit dem Anbieter der App.
• Wie viel eine App ohne Rückfrage darf, stellen Sie in den Berechtigungen ein. „Immer fragen“ ist für den Anfang die richtige Wahl.

Ihre Buchhalterin fragt ChatGPT nach dem Stand eines Projekts, und ChatGPT antwortet mit den Zahlen aus Ihrer Projektsoftware. Ohne Kopieren, ohne Export. Genau das leisten ChatGPT Apps. Für ein Unternehmen ist das praktisch und heikel zugleich: Die App sieht, was im Gespräch steht, und sie kann in Ihren Systemen etwas ändern.

Mit dem passenden Tarif, den nötigen Verträgen und vorsichtigen Berechtigungen führen Sie die Apps so ein, dass Ihr Datenschutzbeauftragter nicht die Hände über dem Kopf zusammenschlägt.

Was ChatGPT Apps sind

Laut OpenAI-Hilfe zu Apps verbinden Apps ChatGPT mit Diensten, die Sie schon nutzen, etwa Google Drive oder Slack. Je nach App sucht ChatGPT dort Dateien, fasst Dokumente zusammen oder führt Aktionen aus, zum Beispiel einen Eintrag anlegen.

Inzwischen heißt der Menüpunkt in ChatGPT Plugins. Eine App verbindet ChatGPT mit einem Dienst. Ein Plugin bündelt eine oder mehrere Apps, manchmal mit fertigen Arbeitsabläufen dazu. Ältere Handy-Versionen zeigen noch „Apps“.

Technisch stehen hinter eigenen Anbindungen fast immer MCP-Server. MCP heißt Model Context Protocol und ist ein offener Standard, über den KI-Assistenten mit Software sprechen. Wie das im Detail funktioniert, erklärt unser Beitrag Claude MCP einfach erklärt. Für ChatGPT gilt dasselbe Prinzip.

Welcher ChatGPT-Tarif was kann

Fertige Apps aus dem Verzeichnis stehen in vielen Tarifen bereit. Laut OpenAI hängt die Verfügbarkeit von App, Tarif, Region, Workspace, Rolle, Modell und Oberfläche ab. Bei eigenen Anbindungen, also MCP-Servern, die nicht im Verzeichnis stehen, zieht OpenAI eine klare Grenze.

Quelle für die Spalte „Eigene MCP-Server“ ist die OpenAI-Hilfe zu eigenen MCP-Servern, Stand November 2026. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bietet OpenAI laut seiner Seite zum Unternehmensdatenschutz für ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und die API an. Dort steht auch: Daten aus diesen Tarifen nutzt OpenAI standardmäßig nicht zum Training.

Was eine App von Ihren Daten sieht

Laut OpenAI kann eine aktivierte App Informationen aus dem Gespräch abrufen, um Ihre Anfrage zu erledigen. Ist das Gedächtnis von ChatGPT eingeschaltet, kann sie zusätzlich auf passende Erinnerungen zugreifen.

Für den Datenschutz heißt das: Die App ist ein weiterer Empfänger. Verarbeitet der Anbieter der App die Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie mit ihm ebenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Und sie gehört in Ihr Verarbeitungsverzeichnis und, wenn Sie eines führen, in Ihr KI-Register.

Umgekehrt gilt: Eine App bekommt nicht mehr Rechte, als das Konto hat, mit dem Sie sie verbunden haben. Die Berechtigungen in ChatGPT legen nur fest, wann ChatGPT vorher fragt.

Die vier Berechtigungsstufen

OpenAI nennt vier Stufen, mit denen Sie steuern, wann ChatGPT vor dem Einsatz einer App nachfragt:

Selbst OpenAI schreibt, dass die letzte Stufe ein erhöhtes Risiko trägt. In den Standardeinstellungen für Konto und Workspace wird sie deshalb gar nicht angeboten.

So führen Sie ChatGPT Apps im Unternehmen ein

1. Tarif klären: Firmendaten nur in ChatGPT Business oder Enterprise, mit unterschriebenem Auftragsverarbeitungsvertrag.
2. Apps auswählen: In Business sind viele Apps von Haus aus eingeschaltet. Gehen Sie die Liste in der Admin-Konsole durch und schalten Sie ab, was niemand braucht.
3. Eigene Anbindungen prüfen: Einen eigenen MCP-Server legt in Business nur ein Admin an. OpenAI zeigt dabei einen Risikohinweis an und warnt ausdrücklich vor Prompt Injection, also versteckten Anweisungen in fremden Inhalten. Binden Sie nur Server an, deren Anbieter Sie kennen.
4. Berechtigung festlegen: Starten Sie mit „Immer fragen“. Lockern können Sie später.
5. Dokumentieren: Jede App mit Zweck, Datenarten und Anbieter ins Verarbeitungsverzeichnis, dazu ein Satz in Ihre KI-Richtlinie, welche Apps erlaubt sind.

Aus der Praxis

Unsere eigene Plattform ist so eine Anbindung. Wer frag.hugo mit ChatGPT verbindet, sagt zum Beispiel: „Leg unseren Lohnabrechner als Dienstleister an und schick ihm den Fragebogen.“ ChatGPT ruft dafür die Werkzeuge von frag.hugo auf. Die Mail geht erst raus, wenn Sie die Vorschau bestätigt haben. Jede Änderung steht im Protokoll und lässt sich 90 Tage lang zurücknehmen, und am Ende prüft ein Datenschutzbeauftragter, was eingereicht wurde.

Die App „frag.hugo“ ist bei OpenAI in Prüfung. Bis zur Freigabe richten Admins in ChatGPT Business oder Enterprise frag.hugo unter „Plugins“ als eigenen MCP-Server ein. Wie das geht und welche Werkzeuge es gibt, steht auf der Seite KI-Assistent.

Für jeden ist Datenschutz wichtig. Und für uns ist es wichtig, eine pragmatische Lösung zu finden, wie Unternehmen ihren Datenschutz umsetzen – ohne dabei den Geschäftsbetrieb einzustellen.

Nils OehmichenDatenschutzberater bei frag.hugo

Checkliste vor der ersten App

• Vertrag mit OpenAI. Business oder Enterprise, Auftragsverarbeitungsvertrag unterschrieben.
• Vertrag mit dem App-Anbieter. Klären, ob er in Ihrem Auftrag verarbeitet. Dann braucht es auch mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Freigabeliste. Welche Apps im Workspace an sind, entscheidet die Verwaltung, nicht jede einzelne Person.
• Berechtigung. „Immer fragen“ oder „Lesen erlauben“, nie „Alle Aktionen erlauben“ für Firmendaten.
• Gedächtnis. Prüfen, ob Erinnerungen in Firmenkonten eingeschaltet sein sollen.
• Verzeichnis und Betriebsrat. Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis. Wenn die App Rückschlüsse auf Arbeitsverhalten zulässt, ist der Betriebsrat zu beteiligen.

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Fazit

ChatGPT Apps machen aus einem Chatfenster ein Werkzeug, das in Ihrer Software arbeitet. Das spart Zeit, solange drei Dinge stimmen: der richtige Tarif, die nötigen Verträge und Berechtigungen, die vorher fragen. Wer nicht weiß, ob ein Dienst überhaupt taugt, schaut in unseren DSGVO-Prüfstand für ChatGPT.

Häufige Fragen (FAQ)

Was sind ChatGPT Apps?

ChatGPT Apps verbinden ChatGPT mit anderen Diensten, etwa Google Drive, Slack oder Ihrer Fachsoftware. ChatGPT kann dort Informationen nachschlagen und, je nach App, auch Einträge anlegen oder ändern. Technisch steckt bei eigenen Anbindungen meist ein MCP-Server dahinter.

Wo finde ich die Apps in ChatGPT?

In den Einstellungen unter Plugins. Ein Plugin kann eine oder mehrere Apps enthalten. Ältere Versionen der Handy-App zeigen noch den Eintrag Apps.

Welcher ChatGPT-Tarif kann eigene MCP-Server mit Schreibrechten anbinden?

Laut OpenAI-Hilfe (Stand November 2026) gibt es die volle Unterstützung für eigene MCP-Server in ChatGPT Business, Enterprise und Edu im Browser. In Pro lassen sich eigene Server nur zum Lesen anbinden. In Business legen nur Admins und Owner solche Anbindungen für den Workspace an.

Darf ich ChatGPT Apps mit Kundendaten nutzen?

Nur mit einem Tarif, für den OpenAI einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließt. Das sind ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise und die API. Dazu kommt der Anbieter der App: Verarbeitet er die Daten aus dem Gespräch in Ihrem Auftrag, brauchen Sie auch mit ihm einen solchen Vertrag.

Fragt ChatGPT nach, bevor eine App etwas ändert?

Das hängt von den App-Berechtigungen ab. Es gibt die Stufen Immer fragen, Lesen erlauben, risikoarme Aktionen erlauben und alle Aktionen erlauben. Für Firmendaten empfehlen wir Immer fragen oder Lesen erlauben.