Was kostet eine Online-Unterweisung? Preise & Modelle

Inhalt in Kürze

• Online-Unterweisungen kosten je nach Modell zwischen rund 8 und 35 Euro pro Mitarbeiter und Jahr — bei Mengenrabatt für größere Teams oft deutlich weniger.
• Drei Preismodelle sind üblich: pro Mitarbeiter/Jahr, pro Unterweisung/Kurs und Pauschallizenz. Für KMU ist die Pro-Mitarbeiter-Abrechnung meist am planbarsten.
• Der echte Kostenvergleich rechnet die Präsenz-Alternative mit: Trainer-Honorar, Reisezeit, Ausfallzeit der Belegschaft und der Aufwand für die Nachweisführung.
• Versteckte Kosten vermeiden: Achten Sie auf Setup-Gebühren, Mindestabnahmen und Aufpreise für Branchen-Module oder Nachweis-Exporte.

„Was kostet uns das eigentlich?" ist beim Thema Unterweisung oft die erste Frage — und die Antworten der Anbieter sind selten direkt vergleichbar. Der eine rechnet pro Kurs, der andere pro Kopf, der dritte will erst ein Beratungsgespräch. Wer da Preise gegenüberstellen will, vergleicht schnell Äpfel mit Birnen.

Dieser Artikel bringt Ordnung hinein: Welche Preismodelle es gibt, was realistische Beträge sind, welche versteckten Kosten lauern und wie die Online-Variante gegen Präsenzunterweisungen abschneidet.

Was kostet eine Online-Unterweisung?

Eine pauschale Zahl gibt es nicht — der Preis hängt vom Modell, vom Themenumfang und von der Teamgröße ab. Hintergrund: Die jährliche Unterweisung ist nach § 12 ArbSchG und § 4 DGUV Vorschrift 1 Pflicht — die Frage ist also nicht ob, sondern wie günstig Sie sie erfüllen. Als Orientierung: Pro Mitarbeiter und Jahr bewegen sich die Angebote für ein vollwertiges, DGUV-konformes Paket grob zwischen 8 und 35 Euro. Je größer das Team, desto niedriger der Pro-Kopf-Preis durch Mengenrabatte.

Bei Hugo Safe etwa starten Betriebe kostenlos mit zwei Unterweisungen, der volle Allgemein-Katalog liegt bei 14,90 Euro pro Mitarbeiter/Jahr (netto), das Komplett-Paket mit allen 24 Unterweisungen bei 34,90 Euro — jeweils mit Mengenrabatt ab 100 und 500 Mitarbeitern. Alle Preise und Staffeln finden Sie auf der Preisseite.

Die drei Preismodelle im Vergleich

Der ehrliche Kostenvergleich: online gegen Präsenz

Die reinen Software-Kosten sind nur die halbe Wahrheit. Wer Online gegen Präsenz vergleicht, muss die Vollkosten der Präsenzvariante einrechnen:

1. Trainer-Honorar: Ein externer Sicherheitsfachmann kostet pro Termin schnell mehrere Hundert Euro — wiederkehrend, jedes Jahr.
2. Ausfallzeit der Belegschaft: Wenn 50 Mitarbeiter zwei Stunden im Seminarraum sitzen, sind das 100 Arbeitsstunden, die anderswo fehlen.
3. Reise- und Organisationszeit: Raum buchen, Termine koordinieren, Nachzügler nachholen.
4. Nachweisaufwand: Listen führen, Unterschriften einsammeln, archivieren — manuell und fehleranfällig.

Online entfällt der Trainer-Termin, die Mitarbeiter unterweisen sich flexibel in etwa 15 Minuten je Thema, und der Nachweis entsteht automatisch. Genau hier liegt der eigentliche Spareffekt — nicht im reinen Lizenzpreis. Wie Sie den Nachweis dabei rechtssicher führen, lesen Sie im Beitrag zum Unterweisungsnachweis.

Aus der Praxis

Für jeden ist Compliance wichtig. Und für uns ist es wichtig, eine pragmatische Lösung zu finden, wie Unternehmen ihre Pflichten umsetzen — ohne den Geschäftsbetrieb einzustellen. Bei der Unterweisung heißt das: Der größte Kostenblock ist nicht die Software, sondern die Zeit, die die ganze Mannschaft sonst im Seminarraum verbringt.

Nils OehmichenDatenschutz- und Compliance-Berater bei frag.hugo

Versteckte Kosten, auf die Sie achten sollten

Der Listenpreis ist nicht immer der Endpreis. Diese Posten tauchen gern im Kleingedruckten auf:

Beachten Sie außerdem die übliche Mindestlaufzeit von zwölf Monaten und ob die Preise netto oder brutto angegeben sind. In Deutschland kommen auf Netto-Preise noch 19 Prozent Umsatzsteuer.

Ihr nächster Schritt

Häufige Fragen (FAQ)

Was kostet eine Online-Unterweisung pro Mitarbeiter?

Für ein vollwertiges, DGUV-konformes Paket liegen die Preise grob zwischen 8 und 35 Euro pro Mitarbeiter und Jahr, abhängig vom Themenumfang. Größere Teams zahlen durch Mengenrabatte oft deutlich weniger pro Kopf. Einsteiger-Tarife gibt es teils kostenlos.

Welche Preismodelle gibt es?

Drei: pro Mitarbeiter/Jahr (planbar, für die meisten KMU am fairsten), pro Unterweisung/Kurs (günstig bei wenigen Themen) und Pauschallizenz (Festpreis, eher für große Teams). Welches passt, hängt von Teamgröße und Themenanzahl ab.

Ist online günstiger als eine Präsenzunterweisung?

In der Regel ja — wenn man die Vollkosten vergleicht. Bei Präsenz kommen Trainer-Honorar, Ausfallzeit der Belegschaft und manueller Nachweisaufwand hinzu. Online entfallen diese Posten, der Nachweis entsteht automatisch.

Gibt es versteckte Kosten?

Achten Sie auf Setup-Gebühren, Mindestabnahmen, Aufpreise für Branchen-Module und Kosten für Nachweis-Exporte. Klären Sie vor Vertragsschluss den Gesamtpreis inklusive aller benötigten Module — und ob die Preise netto oder brutto sind.

Gibt es eine Mindestlaufzeit?

Üblich sind zwölf Monate Mindestlaufzeit bei jährlicher Abrechnung. Das passt zur jährlichen Unterweisungspflicht, da ohnehin jedes Jahr neu unterwiesen werden muss.