Otter, Fireflies & Co.: der Fehler passiert vor dem AVV

Inhalt in Kürze

• Der übliche erste Satz ist der falsche. „Haben wir dafür einen AVV?” setzt voraus, dass überhaupt eine Auftragsverarbeitung vorliegt — bei kostenlosen Zugängen ist das meist nicht der Fall.
• Dann fehlt keine Vertragsklausel, sondern die Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.
• Der Berechtigungsumfang entscheidet. „Kalender lesen” und „Mail lesen” sind eine andere Größenordnung als „Name und E-Mail-Adresse”.
• Sichtbar ist nur, was am Firmenkonto hängt. Was jemand privat im Browser benutzt, taucht in keiner Auswertung auf.

Ein Notiz-Assistent tritt der Besprechung bei, schreibt mit, schickt hinterher eine Zusammenfassung. Alle finden es praktisch. Und im Zweifel hat niemand entschieden, dass er das darf.

Was diese Dienste tatsächlich anfassen

Beim Mitschreiben bleibt es selten. Damit ein Assistent von allein an Terminen teilnimmt, braucht er Zugriff auf den Kalender. Damit er Nachfassmails schreibt, braucht er das Postfach. Beides wird beim Einrichten in einem Zustimmungsdialog erteilt — von der Person, die den Dienst ausprobieren wollte, nicht von der IT.

Der Reihe nach: erst Art. 6, dann Art. 28

Die Frage nach dem Vertrag kommt zuverlässig zuerst. Sie kommt nur an der falschen Stelle.

Eine Auftragsverarbeitung setzt voraus, dass der Anbieter weisungsgebunden für Sie verarbeitet. Wer einen kostenlosen oder privat abgeschlossenen Zugang benutzt, hat es dagegen in aller Regel mit einem Anbieter zu tun, der zu eigenen Zwecken verarbeitet — für Produktverbesserung, Modelltraining, eigene Auswertungen. In dieser Lage gibt es keine Auftragsverarbeitung, für die man einen Vertrag schließen könnte. Es fehlt die Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, und ein nachgereichter Vertrag repariert das nicht.

Erst wenn eine Auftragsverarbeitung tatsächlich besteht, greifen die vertrauten Normen:

Wie ein belastbarer Vertrag aussieht, wenn die Auftragsverarbeitung feststeht, steht im Beitrag zur Auftragsverarbeitung mit Muster und Praxistipps; wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung fällig wird, klärt der eigene Leitfaden dazu.

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Wie Sie herausfinden, was mitläuft

Der zuverlässigste Ort ist die Liste der Unternehmensanwendungen in Ihrem Microsoft-365-Mandanten. Dort steht, welche Dritt-Apps mit Firmenkonten verbunden sind, welche Berechtigungen erteilt wurden und wann.

Der Schatten-KI-Radar in Hugo KI liest genau diese Angaben aus und stellt den Berechtigungsumfang neben den Dienstnamen — ein Assistent mit „Mail lesen” wird dadurch sofort sichtbar. Inhalte werden nicht gelesen; was jemand einer KI geschrieben hat, ist technisch nicht vorgesehen.

• Nur Firmenkonten sind sichtbar. Wer sich privat im Browser anmeldet, taucht nirgends auf.
• Anmeldeprotokolle brauchen Entra ID P1. Ohne diese Lizenzstufe sehen Sie die verbundenen Anwendungen, aber nicht die Häufigkeit der Nutzung.
• Eine leere Antwort ist kein Befund. Microsoft drosselt Abfragen und antwortet dann leer — wer das als „nichts gefunden" protokolliert, dokumentiert eine Fehlinformation.

Was in die Regel gehört

1. Ein freigegebener Dienst. Solange es keine erlaubte Möglichkeit gibt, mitzuschreiben, wird jemand eine unerlaubte finden.
2. Eine Grenze für den Berechtigungsumfang. Mitschreiben ja, Postfachzugriff nur nach Prüfung. Das ist die Zeile, die später zählt.
3. Ein Satz für die Einladung. Wer mitschreibt, sagt es vorher — in der Kalendereinladung und zu Beginn des Termins.
4. Ein Nein für bestimmte Runden. Personalgespräche, Bewerbungen, Betriebsratssitzungen, Mandantengespräche: kein Assistent, keine Ausnahme.
5. Eine Aufbewahrungsfrist. Transkripte sind Volltext. Ohne Frist bleiben sie für immer und tauchen bei der nächsten Auskunftsanfrage wieder auf.

Diese fünf Punkte gehören in Ihre KI-Nutzungsrichtlinie — nicht in eine gesonderte Meeting-Regel, die niemand findet. Für die Werkzeuge, die Sie ohnehin einsetzen, lohnt daneben der Blick in die Beiträge zu Microsoft Teams und Zoom.

Aus der Praxis

Innerhalb von 24 Stunden war der Fall geklärt. Der Mandant wusste: Er kann jetzt datenschutzkonform eine Umfrage an seine Kunden losschicken. Genau so soll Arbeit mit einem Datenschutzbeauftragten stattfinden.

Nils OehmichenDatenschutzberater bei frag.hugo

Bei Notiz-Assistenten ist es meist genauso schnell entschieden — sobald man aufhört, nach dem Vertrag zu suchen, und stattdessen anschaut, welche Berechtigungen der Dienst tatsächlich hat. Danach ist die Frage in der Regel keine juristische mehr, sondern eine der Konfiguration.

Ihr nächster Schritt

Schauen Sie in die letzte Besprechungseinladung, an der ein Assistent teilgenommen hat, und suchen Sie zwei Dinge: Wer hat ihn eingerichtet — und mit welchem Konto? Wenn die Antwort ein persönlicher Zugang ist, haben Sie den Fall bereits gefunden. Den größeren Zusammenhang beschreibt der Beitrag Schatten-KI im Mittelstand.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Häufige Fragen (FAQ)

Brauche ich für Otter oder Fireflies einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Nur wenn tatsächlich eine Auftragsverarbeitung vorliegt. Bei kostenlosen oder privat abgeschlossenen Zugängen verarbeitet der Anbieter regelmäßig auch zu eigenen Zwecken. Dann gibt es keine Auftragsverarbeitung, und die Frage ist nicht der Vertrag nach Art. 28 DSGVO, sondern die Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.

Warum ist der Kalender- und Mailzugriff das eigentliche Problem?

Ein Notiz-Assistent braucht für das Mitschreiben nur den Besprechungston. Kalender- und Postfachzugriff geht weit darüber hinaus: Damit liest der Anbieter Teilnehmer, Betreffzeilen und oft Anhänge mit. Bei diesem Umfang kommt eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO in Betracht.

Dürfen Besprechungen mit Kunden automatisch mitgeschrieben werden?

Nicht ohne Weiteres. Nach Art. 13 DSGVO sind die Teilnehmenden vorher zu informieren. Wird der Ton ohne Einverständnis aufgezeichnet, kommt zusätzlich § 201 Abs. 1 Nr. 1 StGB in Betracht — die Vertraulichkeit des nichtöffentlich gesprochenen Wortes.

Wie finde ich heraus, welche Meeting-KI bei uns läuft?

Über die Liste der Unternehmensanwendungen im Microsoft-365-Mandanten. Dort steht, welche Dritt-Apps mit Firmenkonten verbunden sind und welche Berechtigungen sie haben. Sichtbar ist allerdings nur Nutzung mit dem Firmenkonto — private Konten im Browser tauchen dort nicht auf.

Reicht es, Meeting-KI einfach zu verbieten?

Selten. Der Bedarf bleibt, und die Nutzung wandert in den privaten Browser, wo sie niemand mehr sieht. Wirksamer ist ein freigegebener Dienst mit geprüftem Berechtigungsumfang, dazu eine Regel, wann mitgeschrieben werden darf und wann nicht.