Schulungen und Unterweisungen, die sich mit Personio abgleichen
Neue Mitarbeitende erscheinen von selbst, Ausgeschiedene werden stillgelegt, und jede Teilnahmebescheinigung liegt als PDF in der Personalakte.
Die Anbindung wird gerade schrittweise freigeschaltet. Wenn Sie sie sofort nutzen möchten, schreiben Sie uns über das Kontaktformular.
In drei Schritten
Verbinden, prüfen, übernehmen
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Zugang in Personio anlegen
Sie legen in Personio eigene Zugangsdaten für Hugo an und tragen sie auf der Seite „Personal-Abgleich“ ein. Hugo prüft sofort, ob alle Rechte da sind.
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Vorschau ansehen
Bevor sich etwas ändert, zeigt Hugo, wer neu dazukommt, wer sich ändert und wer übersprungen wird — mit Grund.
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Abgleich starten
Ein Klick übernimmt die Liste. Danach gleicht Hugo bei jeder Änderung in Personio ab und zusätzlich jede Nacht vollständig.
Was übertragen wird
Zwei Richtungen, klar getrennt
- Aus Personio nach Hugo
- Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Abteilung, Eintritt, Austritt und Status.
- Aus Hugo nach Personio
- Die Teilnahmebescheinigung als PDF, in einer Dokumentkategorie Ihrer Wahl. Sonst nichts.
Nicht übertragen werden Gehalt, Abwesenheiten, Geburtsdatum und alle übrigen Felder aus Personio.
Im Alltag
Was niemand mehr von Hand tun muss
Eine neue Kollegin fängt an
Sobald sie in Personio angelegt ist, steht sie in Hugo in der richtigen Abteilung. Eine Einladung bekommt sie mit der ersten Zuweisung oder sofort, wenn Sie das automatische Einladen einschalten.
Jemand verlässt die Firma
Trägt Personio den Austritt, legt Hugo die Person still. Ihre Nachweise bleiben erhalten, gelöscht wird niemand, und sie belegt keinen Platz mehr.
Eine Schulung ist bestanden
Hugo legt die Teilnahmebescheinigung als PDF in der Personalakte ab, mit Datum im Titel. Niemand muss Bescheinigungen mehr herunterladen und hochladen.
Voraussetzungen
- Personio im Tarif „Core Pro“ — nur damit lassen sich eigene Zugangsdaten anlegen.
- Rechte für Mitarbeitende (lesen), Dokumente (ablegen) und Webhooks. Ohne Webhook-Recht gleicht Hugo nur nachts ab und sagt Ihnen das.
- Ein bezahlter Tarif von Hugo Learn oder Hugo Safe.
Datenschutz
- Personio bleibt Ihr Personalsystem. Hugo schreibt dort nur die Bescheinigungen.
- Hugo liest nur die Felder oben, nichts darüber hinaus.
- Die Zugangsdaten liegen verschlüsselt und gehen nie zurück in den Browser.
- Unser AV-Vertrag nennt den Abgleich mit Ihrem Personalsystem.
Was die Anbindung nicht kann
- Einträge in Personios eigenem Schulungsbereich anlegen — dafür bietet Personio keine Schnittstelle.
- Felder am Mitarbeiter in Personio beschreiben.
- Mitarbeitende in Personio anlegen oder dort etwas löschen.
Auch für Unterweisungen
Wer Hugo Safe nutzt, bekommt neue Mitarbeitende mit ihrer Abteilung — und damit die Erstunterweisung, die dort zugewiesen ist. Mehr dazu auf der Seite zu Hugo Safe.
Kein Personio im Haus?
Mitarbeitende lassen sich genauso aus dem Verzeichnis von Microsoft 365 übernehmen, dort ohne Rückweg der Bescheinigungen. Wie das geht, steht in der Übersicht zum Personal-Abgleich.
Häufige Fragen
Nichts extra. Die Anbindung ist in jedem bezahlten Tarif von Hugo Learn (Standard und Programm, auch als Teil eines Datenschutz-Tarifs) und von Hugo Safe (Basis und Komplett) enthalten. In den kostenlosen Stufen steht sie nicht zur Verfügung. Die Preise stehen auf der Preisseite.
Personio „Core Pro“. Nur in diesem Tarif lassen sich eigene Zugangsdaten für die Schnittstelle anlegen. Die Zugangsdaten brauchen Leserechte für Mitarbeitende, das Recht, Dokumente abzulegen, und für die sofortige Übernahme das Recht für Webhooks.
Zugangsdaten in Personio anlegen, in Hugo eintragen, Vorschau ansehen, Abgleich starten: Wer die Rechte in Personio vergeben darf, ist damit in einer Sitzung fertig. Die Anleitung führt Schritt für Schritt durch Personio.
Nein, nicht ohne Ihre Entscheidung. Neue Mitarbeitende werden ohne Einladung angelegt. Eingeladen wird mit der ersten Zuweisung einer Schulung oder Unterweisung, oder automatisch, wenn Sie „Neue Mitarbeitende automatisch einladen“ einschalten.
Hugo erkennt die Person an ihrer Kennung in Personio, nicht an der Adresse. Die neue Adresse wird übernommen, es entsteht kein zweiter Eintrag, und alle Nachweise bleiben bei der Person.
Wenn seine Rolle in Personio Zugriff auf die gewählte Dokumentkategorie hat, auch im Umfang „Selbst“, sieht er sie in seiner Personalakte. Das stellen Sie in Personio ein, nicht in Hugo.
Hugo löscht die gespeicherten Zugangsdaten und gleicht nicht mehr ab. Die Mitarbeitenden und alle Nachweise bleiben in Hugo, und die bereits abgelegten Dokumente bleiben in Personio.
Ja. Mitarbeitende lassen sich genauso aus dem Verzeichnis von Microsoft 365 übernehmen, mit Hugo Learn Programm oder einem Datenschutz-Tarif, der den Abgleich enthält. Die Bescheinigungen gehen dabei nicht zurück, denn Microsoft 365 hat keine Personalakte. Wie es geht, steht in der Übersicht zum Personal-Abgleich.
Personio ist eine Marke der Personio SE & Co. KG; frag.hugo ist kein Partner von Personio.
