Prüfstand · KI-Assistent Stand:

Microsoft 365 Copilot (Copilot Chat) DSGVO-konform nutzen? Prüfstand mit Quellen (Stand Okt. 2026)

Zehn Kriterien, jede Aussage mit Quelle und wörtlichem Zitat. Geprüft am 28. Oktober 2026, nächste Prüfung spätestens am 26. Januar 2027.

von 10 Kriterien erfüllt
9 von 10 Kriterien erfüllt
mit Einschränkung
1 mit Einschränkung
nicht erfüllt oder nicht ausgewiesen
0 nicht erfüllt oder nicht ausgewiesen
Belege mit Zitat
34 Belege mit Zitat

Unser Kurzurteil

Kurzurteil für Microsoft 365 Copilot (Copilot Chat): Mit Auflagen

Mit einem Arbeitskonto (Microsoft Entra) einsetzbar, wenn Ihr Admin die Websuche regelt. Für Prompts und Antworten gilt die AVV mit Microsoft als Auftragsverarbeiter, die Daten bleiben in der EU-Datengrenze und gehen nicht ins Training. Die Auflage: Suchanfragen, die Copilot an Bing schickt, fallen nicht unter die AVV und verlassen die EU-Datengrenze, und die Websuche ist eingeschaltet, solange niemand sie abschaltet.

Geeigneter Tarif
Geeignet
Geeignet Copilot Chat oder die Lizenz Microsoft 365 Copilot, jeweils mit Arbeitskonto (Microsoft Entra) in einem Microsoft-365-Mandanten in der EU; Microsoft nennt beide inzwischen Microsoft Copilot Chat und Microsoft Copilot
Ungeeignet
Ungeeignet
Ungeeignet Copilot mit privatem Microsoft-Konto (copilot.microsoft.com, auch in Microsoft 365 Personal, Family oder Premium): keine AVV und nur für die persönliche Nutzung, siehe eigener Prüfstand-Eintrag „Microsoft Copilot“.

In 30 Sekunden

  • Mit Auflagen: Einsetzbar, aber nur im richtigen Tarif und mit Einstellungen, die Sie selbst vornehmen müssen.
  • Nehmen Sie Copilot Chat oder die Lizenz Microsoft 365 Copilot, jeweils mit Arbeitskonto (Microsoft Entra) in einem Microsoft-365-Mandanten in der EU; Microsoft nennt beide inzwischen Microsoft Copilot Chat und Microsoft Copilot.
  • Offen bei den Kernkriterien: Auftragsverarbeitung (AVV) (mit Einschränkung).
  • Erster Schritt: Lassen Sie Copilot nur mit Arbeitskonten (Microsoft Entra) nutzen und untersagen Sie private Microsoft-Konten für dienstliche Inhalte schriftlich.
  • 9 erfüllt
  • 1 mit Einschränkung

Die zehn Kriterien mit Belegen

Aufklappen zeigt Quelle, wörtliches Zitat und Abrufdatum. Bewertet ist der geeignete Tarif.

  1. Erfüllt 01 Vertragspartner Kern · Erfüllt Für Kunden in Europa ist die Microsoft Ireland Operations Limited in Dublin die abrechnende Vertragsgesellschaft. Sie gibt Daten aus dem EWR auf Grundlage von Standardvertragsklauseln an die Microsoft Corporation weiter.

    Prüffrage: Mit wem schließen Sie den Vertrag, und sitzt er in der EU?

    Maßstab: Grün: Vertragspartner mit Sitz in der EU oder im EWR. Gelb: Sitz außerhalb, Vertrag mit Standardvertragsklauseln. Rot: kein eindeutiger Vertragspartner.

    • Microsoft Ireland Operations Limited für Kunden in der EMEA-Region

      For EMEA, the billing entity is Microsoft Ireland Operations Limited (MIOL).

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Microsoft Ireland als Auftragsverarbeiter im EWR

      “2021 Standard Contractual Clauses” means the standard data protection clauses (processor-to-processor module) between Microsoft Ireland Operations Limited and Microsoft Corporation for the transfer of personal data from processors in the EEA to processors established in third countries which do not ensure an adequate level of data protection

      Quelle: microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

  2. Mit Einschränkung 02 Auftragsverarbeitung (AVV) Kern · Mit Einschränkung Für Prompts und Antworten gilt das Microsoft Products and Services Data Protection Addendum automatisch, Microsoft handelt als Auftragsverarbeiter. Ausgenommen sind die Suchanfragen, die Copilot aus Ihren Prompts für Bing bildet: Dafür ist Microsoft selbst Verantwortlicher, und die Websuche läuft, solange Ihr Admin sie nicht abschaltet.

    Prüffrage: Gibt es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, und wie kommt er zustande?

    Maßstab: Grün: AVV nach Art. 28 DSGVO gilt für den Tarif automatisch oder per Klick. Gelb: nur auf Anfrage oder mit Einschränkungen. Rot: kein AVV.

    Andere Tarife: Schaltet Ihr Admin die Websuche über die Richtlinie „Allow web search in Copilot“ ab, läuft die Verarbeitung von Prompts und Antworten vollständig unter dem DPA. Anthropic-Modelle mit Datenaufbewahrung gelten nur, wenn Sie sie gesondert einschalten.

    • DPA gilt, Microsoft ist Auftragsverarbeiter

      The use of Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat, as used by organizations, is covered by the terms of the Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA) and Microsoft Product Terms, with Microsoft acting as a data processor.

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Bing-Suchanfragen nicht unter dem DPA

      The Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA) doesn't apply to the use of generated web search queries in Microsoft Copilot, Microsoft Copilot Chat, or the Bing search service.

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Für Suchanfragen ist Microsoft Verantwortlicher

      Microsoft acts as a data controller, responsible for complying with all applicable laws and controller obligations.

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Websuche ohne Konfiguration eingeschaltet

      If the IT admin doesn't configure the Allow web search in Copilot policy, web search will be available to users in both Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Anthropic-Modelle mit Datenaufbewahrung unter eigenen Bedingungen

      For example, different terms apply to Anthropic models with Data Retention, and these models must always be separately enabled even where other Anthropic models are on by default.

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

  3. Erfüllt 03 Unterauftragsverarbeiter · Erfüllt Die Unterauftragsverarbeiter stehen im Service Trust Portal; für Copilot gehören OpenAI und Anthropic dazu. Neue Dienstleister kündigt Microsoft sechs Monate vorher an, KI-Dienstleister 30 Tage vorher mit der Möglichkeit, sie abzuschalten; bei Widerspruch können Sie ohne Vertragsstrafe kündigen.

    Prüffrage: Ist die Liste öffentlich, und werden Änderungen angekündigt?

    Maßstab: Grün: öffentliche Liste und Ankündigung von Änderungen mit Widerspruchsrecht. Gelb: Liste nur im Vertrag oder ohne Ankündigung. Rot: keine Liste.

    • Liste im Service Trust Portal

      To see a list of Microsoft subprocessors, see Service Trust Portal.

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Anthropic ist Unterauftragsverarbeiter

      To enable this change, Anthropic has onboarded as a Microsoft subprocessor.

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • OpenAI ist Unterauftragsverarbeiter

      For information about models provided by OpenAI as a subprocessor within Microsoft Copilot experiences, see OpenAI as a subprocessor in Microsoft Online Services.

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Ankündigung 6 Monate vorher, KI-Dienstleister 30 Tage mit Abschaltmöglichkeit

      Microsoft will give Customer notice and, as applicable, update the website and provide Customer with a mechanism to obtain notice of that update of any new Subprocessor at least 6 months in advance of providing that Subprocessor with access to Customer Data or for subprocessors that support artificial intelligence functionality, 30 days’ notice with the ability to disable use of that subprocessor until at least 6 months after notice.

      Quelle: microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Kündigung ohne Vertragsstrafe bei Widerspruch

      If Customer does not approve of a new Subprocessor for an Online Service or Professional Services, then Customer may terminate any subscription for the affected Online Service or the applicable Statements of Service for the applicable Professional Service, respectively, without penalty or termination fee

      Quelle: microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

  4. Erfüllt 04 Datenstandort · Erfüllt Für Mandanten in der EU ist Copilot ein Dienst der EU-Datengrenze: Speicherung und Verarbeitung bleiben grundsätzlich in der EU. Ausgenommen sind die Bing-Suchanfragen und die Anthropic-Modelle, die in der EU standardmäßig abgeschaltet sind.

    Prüffrage: Wo liegen die Inhalte, und lässt sich Europa wählen?

    Maßstab: Grün: Inhalte in der EU, als Standard oder im Tarif wählbar. Gelb: EU nur auf Antrag, gegen Aufpreis oder nur teilweise. Rot: keine EU-Option.

    Andere Tarife: Wer die Anthropic-Modelle für seine Nutzer einschaltet, verlässt für diese Anfragen die EU-Datengrenze.

  5. Erfüllt 05 Drittlandübermittlung Kern · Erfüllt Die Microsoft Corporation ist im EU-US Data Privacy Framework aktiv zertifiziert (geprüft am 28.10.2026), und die AVV verweist ausdrücklich darauf. Zusätzlich gelten zwischen Microsoft Ireland und Microsoft Corporation die Standardvertragsklauseln von 2021.

    Prüffrage: Worauf stützt sich die Übermittlung in die USA (DPF, Standardvertragsklauseln)?

    Maßstab: Grün: keine Übermittlung nötig oder Empfänger aktiv im EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln im Vertrag. Gelb: nur Standardvertragsklauseln. Rot: keine Grundlage.

    • DPF aktiv seit 12.08.2016, fällig 31.08.2027

      EU-U.S. Data Privacy Framework : Active Original Certification Date 08/12/2016 Next Certification Due Date 08/31/2027

      Quelle: dataprivacyframework.gov (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • DPF-Zertifizierung in der AVV zugesagt

      In addition, Microsoft is certified to the EU-U.S. and Swiss-U.S. Data Privacy Frameworks, the UK Extension to the EU-U.S. Data Privacy Framework and the commitments they entail.

      Quelle: microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Standardvertragsklauseln 2021 zwischen Microsoft Ireland und Microsoft Corporation

      “2021 Standard Contractual Clauses” means the standard data protection clauses (processor-to-processor module) between Microsoft Ireland Operations Limited and Microsoft Corporation

      Quelle: microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

  6. Erfüllt 06 KI-Training mit Ihren Daten Kern · Erfüllt Prompts, Antworten und die über Microsoft Graph abgerufenen Daten nutzt Microsoft nicht zum Training der Basismodelle, ohne dass Sie etwas einstellen müssen. Auch freiwilliges Feedback fließt nicht ins Training dieser Modelle.

    Prüffrage: Werden Ihre Inhalte zum Training von KI-Modellen genutzt?

    Maßstab: Grün: kein Training mit Ihren Inhalten, ohne dass Sie etwas tun müssen. Gelb: nur per Abschalten (Opt-out). Rot: Training ohne Abschaltmöglichkeit.

  7. Erfüllt 07 Zertifikate · Erfüllt Microsoft weist für Copilot ISO 27001 und ISO 42001 nach. Copilot Chat und die Office-365-Dienste einschließlich Microsoft 365 Copilot sind laut Product Terms nach SOC 1 und SOC 2 Typ II geprüft.

    Prüffrage: ISO 27001, SOC 2, BSI C5: Was ist nachgewiesen?

    Maßstab: Grün: ISO 27001 oder SOC 2 Typ II nachgewiesen. Gelb: nur Selbstauskunft. Rot: kein Nachweis.

  8. Erfüllt 08 Verwaltung & Kontrolle · Erfüllt Anmeldung und Rechte laufen über Microsoft Entra mit Rollen. Copilot-Interaktionen und die Suchanfragen an Bing landen im Protokoll und sind für Audit und eDiscovery durchsuchbar; Aufbewahrungsfristen setzen Sie in Microsoft Purview.

    Prüffrage: SSO, Rollen und Audit-Log: Können Sie den Einsatz steuern?

    Maßstab: Grün: SSO, Rollen und Protokoll im geprüften Tarif. Gelb: nur teilweise oder erst im höheren Tarif. Rot: keine zentrale Verwaltung.

    • Microsoft Entra und rollenbasierte Rechte

      Logical isolation of customer content within each tenant for Microsoft 365 services is achieved through Microsoft Entra authorization and role-based access control.

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Protokoll für Audit und eDiscovery

      It coordinates Responsible AI (RAI) safety checks throughout the process and logs the interaction for auditing/eDiscovery.

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Suchanfragen an Bing im Audit-Log

      Web search query logging is available so that admins can perform search, audit, and eDiscovery on the exact web search queries Copilot derived from the user's prompt.

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview

      Admins can also use Microsoft Purview to set retention policies for the data related to chat interactions with Copilot.

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

  9. Erfüllt 09 Löschung · Erfüllt Nach Vertragsende hält Microsoft die Daten 90 Tage zum Export bereit und löscht sie binnen weiterer 90 Tage. Nutzer können ihren Copilot-Verlauf selbst löschen.

    Prüffrage: Werden Daten nach Vertragsende und auf Anforderung gelöscht, und in welcher Frist?

    Maßstab: Grün: Löschfristen nach Vertragsende und auf Anforderung verbindlich genannt. Gelb: Frist offen. Rot: keine Löschzusage.

    • 90 Tage Export, Löschung binnen weiterer 90 Tage

      Except for free trials and LinkedIn services, Microsoft will retain Customer Data that remains stored in Online Services in a limited function account for 90 days after expiration or termination of Customer’s subscription so that Customer may extract the data. After the 90-day retention period ends, Microsoft will disable Customer’s account and delete the Customer Data and Personal Data stored in Online Services within an additional 90 days, unless authorized under this DPA to retain such data.

      Quelle: microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Nutzer löschen den Copilot-Verlauf selbst

      Your users can delete their Copilot activity history, which includes their prompts and the responses Copilot returns, by going to the My Account portal.

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

  10. Erfüllt 10 Betroffenenrechte · Erfüllt Microsoft sagt in der AVV zu, dass Sie Anfragen Betroffener mit den Funktionen des Dienstes erfüllen können, und leitet direkte Anfragen an Sie weiter. Copilot-Verläufe finden Admins über die Inhaltssuche und Microsoft Purview.

    Prüffrage: Unterstützt der Anbieter Auskunft, Berichtigung und Löschung nach Art. 15 bis 17 DSGVO?

    Maßstab: Grün: Unterstützung vertraglich zugesagt und Export oder Löschung möglich. Gelb: nur allgemeiner Kontaktweg. Rot: keine Unterstützung.

    • Unterstützung bei Betroffenenanfragen laut AVV

      Microsoft will make available to Customer, in a manner consistent with the functionality of the Products and Services and Microsoft’s role as a processor of Personal Data of data subjects, the ability to fulfill data subject requests to exercise their rights under the GDPR.

      Quelle: microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

    • Copilot-Daten über Inhaltssuche und Purview auffindbar

      To view and manage this stored data, admins can use Content search or Microsoft Purview.

      Quelle: learn.microsoft.com (öffnet neues Fenster) abgerufen am

So setzen Sie Microsoft 365 Copilot (Copilot Chat) sauber ein

Die Schritte in dieser Reihenfolge abarbeiten. Was erledigt ist, können Sie abhaken; das bleibt nur in Ihrem Browser.

Aus dem Subprozessor-Monitor

Unterauftragsverarbeiter von Microsoft 365 Copilot (Copilot Chat)

Microsoft Corporation veröffentlicht seine Liste nicht so, dass unser Monitor sie täglich automatisch lesen kann (Anmeldung, Bot-Sperre oder nur im Vertragsanhang). Wir prüfen sie deshalb bei jeder Nachprüfung von Hand.

Erfüllt

Stand 28. Oktober 2026: Die Unterauftragsverarbeiter stehen im Service Trust Portal; für Copilot gehören OpenAI und Anthropic dazu. Neue Dienstleister kündigt Microsoft sechs Monate vorher an, KI-Dienstleister 30 Tage vorher mit der Möglichkeit, sie abzuschalten; bei Widerspruch können Sie ohne Vertragsstrafe kündigen.

17 Anbieter im Monitor ansehen

Änderungshistorie

Nächste Prüfung spätestens am 26. Januar 2027.

  1. Erstprüfung.

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Einschätzung der frag.hugo Informationssicherheit GmbH auf Basis öffentlicher Angaben von Microsoft Corporation, Stand 28. Oktober 2026. Keine Rechtsberatung. Herstellerangaben können sich ändern; maßgeblich sind die verlinkten Originaldokumente. Wie wir prüfen: Methode.

Häufige Fragen: Microsoft 365 Copilot (Copilot Chat) und die DSGVO

Mit einem Arbeitskonto ist ein DSGVO-konformer Einsatz nach unserer Einschätzung möglich: Es gilt die AVV von Microsoft, die Daten bleiben in der EU-Datengrenze und gehen nicht ins Training. Offen ist die Websuche, denn Suchanfragen an Bing fallen nicht unter die AVV. Schalten Sie sie ab oder dokumentieren Sie die Entscheidung.

Copilot Chat stützt sich im Chat auf Webdaten und auf Inhalte, die Sie ausdrücklich hineingeben, etwa eine hochgeladene Datei; in Outlook sieht es auch Ihre Mails und Termine. Microsoft 365 Copilot mit eigener Lizenz bezieht Ihre Inhalte aus Microsoft 365 ein. Für beide gelten mit Arbeitskonto dieselben Datenschutzzusagen.

Für Mandanten in der EU ja: Copilot ist ein Dienst der EU-Datengrenze. Ausgenommen sind die Suchanfragen an Bing und die Anthropic-Modelle, die in der EU standardmäßig abgeschaltet sind.

Nein. Prompts, Antworten und die über Microsoft Graph abgerufenen Daten nutzt Microsoft nicht zum Training der Basismodelle, auch nicht Ihr Feedback. Das gilt für Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot mit Arbeitskonto.

Sie ist der wunde Punkt. Copilot bildet aus Ihrem Prompt eine kurze Suchanfrage für Bing, ohne Nutzer- und Mandantenkennung. Für diese Anfragen gilt die AVV nicht, Microsoft ist dort selbst Verantwortlicher, und die EU-Datengrenze greift nicht. Ihr Admin kann die Websuche abschalten.

Microsoft hat Microsoft 365 Copilot in Microsoft Copilot und Copilot Chat in Microsoft Copilot Chat umbenannt; an Sicherheit und Datenschutz ändert das laut Microsoft nichts. Damit heißt der Geschäftsdienst so wie der Verbraucherdienst. Entscheidend ist, ob Sie mit einem Arbeitskonto oder einem privaten Microsoft-Konto angemeldet sind.

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