Gefährdungsbeurteilung erstellen: Anleitung in 7 Schritten

Inhalt in Kürze

• Jeder Arbeitgeber muss eine Gefährdungsbeurteilung erstellen, egal wie groß der Betrieb ist (§ 5 ArbSchG). Der Umfang der Unterlagen richtet sich nach Tätigkeiten und Zahl der Beschäftigten (§ 6 Abs. 1 ArbSchG).
• Die GDA-Leitlinie beschreibt sieben Schritte: Arbeitsbereiche festlegen, Gefährdungen ermitteln, beurteilen, Maßnahmen festlegen, durchführen, Wirksamkeit prüfen, fortschreiben.
• Die Dokumentation braucht mindestens sechs Angaben, darunter Termine, Verantwortliche und das Datum.
• Pflichtteile: psychische Belastung, Mutterschutz für jede Tätigkeit und, wenn Sie Jugendliche beschäftigen, deren besondere Gefährdungen.

Sie wollen eine Gefährdungsbeurteilung erstellen und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Damit sind Sie nicht allein. Das Gesetz sagt, dass Sie beurteilen müssen, aber kaum, wie.

Das Wie steht in der GDA-Leitlinie „Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation“ (Stand 05.12.2025) der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie. Wir gehen sie hier Schritt für Schritt durch.

Wer eine Gefährdungsbeurteilung erstellen muss

Die Pflicht trifft jeden Arbeitgeber. Nach § 5 Abs. 1 ArbSchG ermitteln Sie, welche Gefährdungen mit der Arbeit verbunden sind und welche Schutzmaßnahmen deshalb nötig sind.

Eine Untergrenze bei der Betriebsgröße gibt es nicht. Auch die Dokumentation nach § 6 Abs. 1 ArbSchG gilt für jeden Betrieb. Nur der Umfang der Unterlagen hängt von der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten ab.

Verantwortlich ist der Arbeitgeber, daneben seine gesetzlichen Vertreter und beauftragte Leitungspersonen (§ 13 ArbSchG). Sie dürfen zuverlässige, fachkundige Personen schriftlich beauftragen. Wer die Kenntnisse nicht selbst hat, lässt sich beraten, zum Beispiel von der Fachkraft für Arbeitssicherheit, dem Betriebsarzt oder der Berufsgenossenschaft (§ 3 ArbStättV). Wie Ihre Betreuung durch Fachkraft und Betriebsarzt aussehen muss, regelt Ihre Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse. Fragen Sie dort nach.

Die letzte Zahl ist neu: Seit dem Kalenderjahr 2026 besichtigen die Arbeitsschutzbehörden der Länder jedes Jahr mindestens 5 % der Betriebe im Land (§ 21 Abs. 1a ArbSchG). Wer dann eine Gefährdungsbeurteilung vorlegen kann, ist im Vorteil.

Die sieben Schritte der GDA-Leitlinie

Anhang 1 der Leitlinie beschreibt den Ablauf als Kreislauf. Er endet nicht mit dem Abheften.

1. Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen: Gliedern Sie den Betrieb, etwa in Büro, Lager, Werkstatt, Außendienst. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen genügt die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit (§ 5 Abs. 2 ArbSchG).
2. Gefährdungen ermitteln: Gehen Sie die Gefährdungsfaktoren durch. Anhang 2 der Leitlinie nennt elf, von mechanisch und elektrisch über Gefahrstoffe, Brand und Arbeitsumgebung bis zu physischer Belastung und psychischen Faktoren. Die Liste ist nicht abschließend.
3. Gefährdungen beurteilen: Entscheiden Sie für jede Gefährdung, ob Handlungsbedarf besteht und wie dringend er ist.
4. Maßnahmen festlegen: in der Rangfolge nach § 4 ArbSchG (siehe unten), jeweils mit Termin und verantwortlicher Person.
5. Maßnahmen durchführen: Umsetzen und festhalten, was erledigt ist.
6. Wirksamkeit überprüfen: Wirkt die Maßnahme? Ist die Gefährdung beseitigt oder ausreichend verringert?
7. Gefährdungsbeurteilung fortschreiben: Bei Änderungen im Betrieb beginnt der Kreislauf an der passenden Stelle neu.

Die Rangfolge der Maßnahmen

§ 4 ArbSchG gibt die Reihenfolge vor. Erst die Gefahr beseitigen, dann technisch schützen, dann organisieren. Schutzausrüstung und Unterweisung ergänzen, ersetzen aber nicht. Besonders schutzbedürftige Gruppen werden dabei berücksichtigt.

Was in die Dokumentation gehört

§ 6 Abs. 1 ArbSchG verlangt Unterlagen, aus denen das Ergebnis der Beurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen. Die GDA-Leitlinie (Anhang 3 Nr. 4 c) wird konkreter. Mindestens enthalten sein sollten:

Dokumentiert wird vor Aufnahme der Tätigkeiten (§ 3 ArbStättV). Wer die Gefährdungsbeurteilung nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig dokumentiert, handelt ordnungswidrig. Die Geldbuße beträgt bis zu 5.000 € (§ 9 Abs. 1 Nr. 1 ArbStättV). § 5 und § 6 ArbSchG selbst sind dagegen nicht bußgeldbewehrt.

Drei Pflichtteile, die oft fehlen

Psychische Belastung. § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG nennt sie ausdrücklich. Die GDA-Empfehlungen ordnen sie sechs Bereichen zu: Arbeitsinhalt, Arbeitsorganisation, Arbeitszeit, soziale Beziehungen, Arbeitsmittel und Arbeitsumgebung. Ermittelt wird zum Beispiel mit Mitarbeiterbefragungen, Beobachtungsinterviews oder Workshops. Am Anfang hilft eine Kurzprüfung. Zeigen sich Auffälligkeiten, nutzen Sie eines dieser Verfahren.

Mutterschutz. Nach § 10 MuSchG beurteilen Sie für jede Tätigkeit, ob Schwangeren, Stillenden oder dem Kind Gefährdungen drohen. Diese Prüfung ist auch dann nötig, wenn derzeit keine Schwangere beschäftigt ist. Ergibt sich keine Gefährdung, genügt ein Vermerk in der vorhandenen Dokumentation. Alle Beschäftigten werden über das Ergebnis informiert (§ 14 MuSchG). Wie das konkret aussieht, zeigt der Artikel Gefährdungsbeurteilung Mutterschutz.

Jugendliche. Beschäftigen Sie Auszubildende unter 18, beurteilen Sie vor Beginn der Beschäftigung und bei wesentlicher Änderung der Arbeitsbedingungen die Gefährdungen für Jugendliche (§ 28a JArbSchG).

Aus der Praxis

„Wir sind doch zu klein dafür“ hilft beim Arbeitsschutz nicht weiter: Das Gesetz kennt keine Untergrenze. Ein Büro mit fünf Bildschirmarbeitsplätzen braucht eine kürzere Beurteilung als eine Werkstatt, aber es braucht eine. Für Büro und Homeoffice gibt es dafür eine eigene Vorlage zur Gefährdungsbeurteilung im Büro.

Überprüfen, fortschreiben, Betriebsrat beteiligen

Eine feste Frist nennt das Arbeitsschutzgesetz nicht. Aktualisiert wird bei Bedarf. Die ASR V3 nennt als Anlässe zum Beispiel Umbau, neue Arbeitsplätze, geänderte Verfahren oder Abläufe, andere Arbeitsmittel oder Stoffe, geänderte Vorschriften und kritische Situationen wie Beinahe-Unfälle oder auffällige Fehlzeiten. Ergibt eine Überprüfung keinen Änderungsbedarf, halten Sie das mit Datum fest. Für Arbeitsmittel schreibt § 3 Abs. 7 BetrSichV diesen Vermerk ausdrücklich vor.

Gibt es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat, bestimmt er bei Regelungen zum Gesundheitsschutz mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG). Beziehen Sie ihn früh ein, am besten schon bei Schritt 1.

Aus der fertigen Beurteilung folgt die Unterweisung nach § 12 ArbSchG: bei Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei neuen Arbeitsmitteln, angepasst an die Gefährdungsentwicklung und bei Bedarf regelmäßig wiederholt. Warum das zwei getrennte Pflichten sind, erklärt der Beitrag Unterweisung vs. Gefährdungsbeurteilung.

• Bereiche festgelegt. Jede Tätigkeit im Betrieb ist einem Bereich zugeordnet.
• Psychische Belastung geprüft. Nicht nur Stolperfallen und Steckdosen.
• Mutterschutz vermerkt. Für jede Tätigkeit, auch ohne aktuelle Schwangerschaft im Team.
• Maßnahmen mit Termin und Namen. Sonst bleibt die Liste liegen.
• Wirksamkeit kontrolliert und datiert. Auch wenn sich nichts geändert hat.
• Unterweisungen abgeleitet. Jede Maßnahme, die Verhalten verlangt, gehört in eine Unterweisung.

Ihr nächster Schritt

Für Büro und Homeoffice können Sie sofort loslegen: Unser kostenloses Werkzeug zur Gefährdungsbeurteilung läuft im Browser, ohne Anmeldung. Es speichert nichts und gibt das Ergebnis als Druckansicht oder PDF aus.

Für mehrere Bereiche und die laufende Pflege gibt es Hugo Safe. Hugo Safe führt durch die anerkannten Schritte der Gefährdungsbeurteilung und dokumentiert sie. Die Dokumentation enthält die Mindestangaben nach der GDA-Leitlinie „Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation“. Im Tarif Free ist eine Beurteilung enthalten, in Basis drei, in Komplett beliebig viele. Nur Komplett übernimmt die passenden Unterweisungen mit einem Klick als Pflichtthemen der Abteilung und erinnert an die Überprüfung. Die Gefährdungsbeurteilung bleibt Aufgabe des Arbeitgebers (§ 13 ArbSchG). Hugo Safe ersetzt weder die Fachkraft für Arbeitssicherheit noch den Betriebsarzt.

Häufige Fragen (FAQ)

Wer muss eine Gefährdungsbeurteilung erstellen?

Jeder Arbeitgeber mit Beschäftigten, unabhängig von der Betriebsgröße (§ 5 ArbSchG). Verantwortlich ist der Arbeitgeber (§ 13 ArbSchG). Er kann fachkundige Personen schriftlich mit der Durchführung beauftragen, die Verantwortung bleibt aber bei ihm.

Was muss in der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung stehen?

Nach der GDA-Leitlinie „Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation“ mindestens sechs Angaben: die Beurteilung der Gefährdungen, die konkreten Maßnahmen, Termine und Verantwortliche, die Durchführung, die Überprüfung der Wirksamkeit und das Datum der Erstellung oder Aktualisierung.

Gilt die Dokumentationspflicht auch für kleine Betriebe?

Ja. § 6 Abs. 1 ArbSchG kennt keine Ausnahme mehr für kleine Betriebe. Der Umfang der Unterlagen richtet sich nach der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten.

Muss die psychische Belastung in die Gefährdungsbeurteilung?

Ja. § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG nennt psychische Belastungen ausdrücklich als Quelle von Gefährdungen. Sie gehören in jede Gefährdungsbeurteilung.

Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?

Das Arbeitsschutzgesetz nennt keine feste Frist. Aktualisiert wird bei Bedarf, etwa bei Umbau, neuen Arbeitsmitteln, geänderten Abläufen, neuen Vorschriften oder nach Beinahe-Unfällen. Ergibt eine Überprüfung keinen Änderungsbedarf, halten Sie das mit Datum fest.

Was kostet es, wenn die Dokumentation fehlt?

§ 5 und § 6 ArbSchG selbst sind nicht bußgeldbewehrt. Wer die Gefährdungsbeurteilung aber nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig dokumentiert, handelt nach § 9 Abs. 1 Nr. 1 ArbStättV ordnungswidrig. Die Geldbuße kann bis zu 5.000 € betragen.