Onboarding neuer Mitarbeiter: Pflichtschulungen und Erstunterweisung ab dem ersten Tag

Inhalt in Kürze

• Beim Onboarding neuer Mitarbeiter hat die Arbeitsschutz-Unterweisung einen gesetzlich festen Zeitpunkt: vor Aufnahme der Tätigkeit (§ 12 Abs. 1 ArbSchG).
• Datenschutz, Vertraulichkeit und IT-Sicherheit gehören vor den ersten Zugriff auf Daten, nicht in die Probezeit.
• Jugendliche unter 18 brauchen die Unterweisung vor Beginn und danach mindestens halbjährlich (§ 29 JArbSchG).
• Die häufigste Lücke ist nicht der Inhalt, sondern der Auslöser: Niemand sagt dem Schulungssystem, dass jemand Neues anfängt.

Montag, 8 Uhr. Der neue Lagerist steht in der Halle, der Stapler wartet. Die Unterweisung ist für Donnerstag geplant, weil die Fachkraft erst dann Zeit hat. Drei Tage Arbeit ohne Unterweisung, und bei einem Unfall genau die Frage, die keiner beantworten möchte.

Onboarding neuer Mitarbeiter: Was vor dem ersten Arbeitstag feststehen muss

Das Arbeitsschutzgesetz ist an dieser Stelle ungewöhnlich deutlich. Die Unterweisung muss „bei der Einstellung […] vor Aufnahme der Tätigkeit der Beschäftigten erfolgen“. Sie muss auf den Arbeitsplatz zugeschnitten sein und während der Arbeitszeit stattfinden.

Für Jugendliche legt § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz nach: Unterweisung vor Beginn der Beschäftigung, Wiederholung mindestens halbjährlich. Wer zum Ausbildungsstart im August oder September mehrere Azubis bekommt, sollte das vorher planen.

Die Onboarding-Checkliste für Pflichtschulungen

• Vor dem ersten Tag: Person im Schulungssystem angelegt, Abteilung zugeordnet, Erstunterweisung zugewiesen.
• Am ersten Tag, vor der Arbeit: Unterweisung zu Arbeitsplatz, Fluchtwegen, Brandschutz und Erster Hilfe. Bei Maschinen die praktische Einweisung durch die Führungskraft.
• Am ersten Tag, vor dem ersten Login: Verpflichtung auf Vertraulichkeit unterschrieben, Rechte nach Rolle statt kopiert vom Vorgänger.
• In der ersten Woche: Datenschutz-Grundschulung und IT-Sicherheit, dazu KI-Kompetenz, wenn im Betrieb KI-Werkzeuge genutzt werden.
• In den ersten 30 Tagen: Themen der Abteilung, etwa Gefahrstoffe, Leitern oder Bildschirmarbeit. Nachweise vollständig, Wiederholung im Kalender.

Die Datenschutzseite des Onboardings beschreiben wir ausführlich in der Datenschutz-Checkliste für die ersten 30 Tage. Welche Themen in die Grundschulung gehören, steht im Beitrag zu den Inhalten der Datenschutzschulung.

Aus der Praxis

Keine Frage ist doof. Oftmals kann schon damit geholfen werden, wenn Mitarbeiter schnell mal eine Frage loswerden und diese zeitnah vom Datenschutzbeauftragten beantwortet wird.

Nils OehmichenDatenschutzberater bei frag.hugo

Gerade in den ersten Tagen fragen neue Kolleginnen und Kollegen viel. Eine kurze Schulung mit klarem Ansprechpartner wirkt dann mehr als ein dicker Ordner, den niemand liest.

Der Auslöser fehlt: Warum Pflichtschulungen beim Onboarding untergehen

Die Inhalte sind selten das Problem. Das Problem ist die Übergabe. Die Personalabteilung legt die neue Person in Personio, Google Workspace oder Microsoft 365 an. Das Schulungssystem erfährt davon nichts. Erst wenn jemand die Liste abgleicht, fällt auf, wer fehlt.

Ein Abgleich mit dem Personalsystem dreht das um:

1. Anlegen im Personalsystem: Die Personalabteilung arbeitet wie gewohnt, ohne zweites System.
2. Übernahme in Hugo: Die neue Person erscheint in Hugo, bei Personio auf Wunsch schon 14 Tage vor dem Eintritt. Ohne Mail, bis Sie entscheiden.
3. Zuweisung nach Abteilung: Heißt die Abteilung in Personio genauso wie in Hugo Safe, bekommt die Person die Unterweisungen ihrer Abteilung.
4. Nachweis zurück: Bei Personio legt Hugo jede Teilnahmebescheinigung als PDF in die Personalakte.

Wie die Anbindung an Personio im Einzelnen funktioniert und was sie voraussetzt, erklärt der Beitrag zur Personio-Schnittstelle für Schulungen.

Nachweise: Was im Ernstfall zählt

Die DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass Unterweisungen dokumentiert werden und sich mindestens jährlich wiederholen. Wie Sie Fristen und Nachweise im Griff behalten, steht im Beitrag zur jährlichen Unterweisung. Für das Onboarding heißt das: Datum, Inhalt und Name der Person müssen sich belegen lassen, und zwar ab der ersten Unterweisung.

Fazit: Ihr nächster Schritt

Legen Sie fest, wer vor dem ersten Tag was zuweist, und lassen Sie das Personalsystem den Anstoß geben. Mit Hugo Safe und Hugo Learn kommen neue Mitarbeitende über die Personio-Anbindung ins Haus, Unterweisungen und Schulungen laufen online, und jeder Nachweis liegt griffbereit.

Häufige Fragen (FAQ)

Wann muss die Erstunterweisung stattfinden?

Bei der Einstellung und vor Aufnahme der Tätigkeit, so steht es in § 12 Abs. 1 Arbeitsschutzgesetz. Eine Frist von einigen Tagen oder Wochen gibt es nicht. Wer am ersten Tag an einer Maschine, im Lager oder am Bildschirm arbeitet, muss vorher unterwiesen sein.

Gelten für Azubis unter 18 andere Regeln?

Ja. Nach § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz sind Jugendliche vor Beginn der Beschäftigung zu unterweisen, und die Unterweisung ist mindestens halbjährlich zu wiederholen. Für Erwachsene verlangt die DGUV Vorschrift 1 mindestens einmal jährlich.

Ist eine Datenschutzschulung beim Onboarding Pflicht?

Ein Gesetz nennt keinen Termin. Art. 32 Abs. 4 DSGVO verlangt aber, dass Beschäftigte personenbezogene Daten nur auf Anweisung verarbeiten. Anweisen können Sie nur, was Sie vorher erklärt haben. Deshalb gehört die Grundschulung vor den ersten Zugriff auf Kundendaten.

Wie weise ich nach, dass die Unterweisung stattgefunden hat?

Mit Datum, Inhalt und Namen der unterwiesenen Person. Die DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass die Unterweisung dokumentiert wird. Eine digitale Teilnahmebescheinigung mit Datum und Inhalt erfüllt diesen Zweck, eine mündliche Einweisung ohne Notiz nicht.

Wie erfährt das Schulungssystem von neuen Mitarbeitenden?

Am zuverlässigsten über einen Abgleich mit dem Personalsystem. Hugo übernimmt neue Mitarbeitende aus Personio oder Google Workspace, in Hugo Learn auch aus Microsoft 365, sobald sie dort angelegt sind. Ohne Abgleich muss jemand daran denken, die Person von Hand anzulegen.